Solltest du dich für dein Restaurant für einen Gehaltsabrechnungsservice entscheiden?

Solltest du dich für dein Restaurant für einen Gehaltsabrechnungsservice entscheiden?

Pro und Contra für interne und externe Gehaltsabrechnungen

Gepostet von Michael Elkins, dem March 12, 2018

Bei der Planung der Gehaltsabrechnung für dein Restaurant sind viele Punkte zu beachten. Zuerst musst du entscheiden, wie oft du die Gehaltsabrechnung machst. Die meisten Restaurants zahlen einmal im Monat, aber einige Gastronomen zahlen auch wöchentlich, weil ihre Angestellten von einem zum nächsten Lohn leben. Wöchentlich auszuzahlen, kann die Nachfragen von Angestellten nach Vorschüssen und Krediten reduzieren, aber manche Angestellte profitieren auch von monatlichen Gehältern, weil sie mehr Geld ansammeln können, um hohe Rechnungen, wie die Miete, zu bezahlen.

Einige Gehaltsabrechnungsdienstleister bieten Rabatte für monatliche Gehaltsabrechnungen, aber es ist schwierig für Angestellte mit Mindestlohn, einen Monat auf ihren Lohn zu warten. Monatliche Gehaltsabrechnungen sparen Geld, aber es funktioniert für gehobene Restaurants besser, weil die Köche mehr verdienen und die Kellner täglich hohe Summen Trinkgeld mit nach Hause nehmen.

Die zweitwichtigste Überlegung ist, ob du deine Gehaltsabrechnung intern abwickeln oder die Arbeit an einen Gehaltsabrechnungsdienstleister auslagern möchtest.

Optionen für die interne Abwicklung der Abrechnungen

Du kannst schnell lernen, die Personalabrechnung mithilfe von Lohnlistensoftware oder einfachen Excel-Tabellen zu bearbeiten. Du musst nur die richtigen Formeln kopieren und einfügen, um die notwendigen Berechnungen durchzuführen. Du kannst Informationen einmal eingeben und die Informationen für Monats-, Quartals- und Jahresberichte, in andere Tabellen, andere Buchführungssysteme und von der Regierung vorgeschriebene Berichte übertragen. Wenn du nicht computeraffin bist, ist es am besten, einen Manager einzustellen, der lernen kann, die Gehaltsabrechnung zu verarbeiten. Wenn du einige Monate lang die richtigen Informationen für den Service bereitstellst, kann dein Gehaltsabrechnungsmanager den Prozess ausreichend lernen, um die internen Angelegenheiten zu erledigen.

Wichtiger Tipp: Beim Schreiben von Formeln ist es wichtig, die Rundungsfunktion () für alle Summen zu verwenden. Andernfalls speichert der Computer genaue Prozentsätze, um Berechnungen durchzuführen, die deine Gesamtsummen um kleine Beträge aus der Bahn werden könnten.

Unabhängig davon, ob du deine eigenen Tabellenkalkulationen entwickelst, Gehaltsabrechnungssoftware verwendest oder deine Gehaltsabrechnung auslagerst, benötigst du immer noch jemanden, der sich um das Onboarding, die Identitätsüberprüfung, aktualisierten Lohndaten, die aktuellen Lohnraten, ggf. Überstunden und das Nachverfolgen der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter kümmert. Dein Gehaltsabrechnungsmanager muss alle relevanten Informationen an jeden Dienstleister weiterleiten, z. B. Änderungen der Einbehaltungen, Informationen über Neueinstellungen, gerichtlich angeordnete Urteile oder Änderungen der Leistungen.

Da genaue Informationen von internen Informationen abhängen, ist es relativ einfach, die tatsächlichen Berechnungen mit einer Software oder Tabellenkalkulationen durchzuführen. Du kannst Gehaltsnachweise automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand drucken. Die Vorteile der internen Verarbeitung deiner Gehaltsabrechnungen sind:

  • Ersparnisse

    Die Lohnabrechnung mit einer Software ist deutlich günstiger als einen Gehaltsabrechnungsdienstleister zu engagieren. Zudem ist das Erstellen eigener Kalkulationstabellen noch einfacher.

  • Mehr Kontrolle

    Du steuerst deine Informationen und Prozesse und kannst deine Gehaltsabrechnung anpassen, ohne sensible Informationen an Dritte weiterzugeben.

  • Integration mit anderen Systemen

    Das Erfassen von Gehaltsabrechnungen für Invaliditäts- und Arbeitslosenversicherungsabgaben ist ein großes Problem für Restaurantbesitzer. Interne Gehaltsabrechnungssysteme können mit anderen Softwareanwendungen integriert werden und vereinfachen die Erstellung von Berichten.

  • Einfacher Zugang für Mitarbeiter

    Viele Gehaltsabrechnungsdienstleister ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Dokumente zu überprüfen und persönliche Informationen zu aktualisieren. Die meisten Mitarbeiter würden es aber vorziehen, die Informationen jemandem im Restaurant zur Verfügung zu stellen. Diese Person muss die Informationen weiterleiten. Es ist einfach einfacher, solche Angelegenheiten intern zu erledigen.

  • Mit den Vorschriften auf dem neuesten Stand bleiben

    Es ist möglich, dass ein Dienstleister nicht alle geltenden Änderungen der lokalen, regionalen und nationalen Gesetze in vollem Umfang berücksichtigt. Restaurants sind oft von Regulierungsreformen betroffen, und der Ort, der am wahrscheinlichsten wichtige Änderungen durchführen muss, ist das lokale Restaurant.

  • Möglichkeit von Betrug

    Einige Dienstleister sind bekannt dafür, Gelder, die bei Steuerbehörden hinterlegt werden sollten, zu unterschlagen - ein Artikel empfiehlt immer noch Outsourcing. Offensichtlich ist es wichtig, Dienstleistungen zu recherchieren, die zuverlässig und professionell sind sowie eine hohe Erfolgsbilanz vorweisen können.

  • Zugriffsschwierigkeiten

    Es kann schwierig sein, schnell genug Datensätze von einem Dienstleister zu erhalten, um kritische Last-Minute-Berichte zu speichern oder Ungenauigkeiten zu korrigieren, unabhängig davon, ob sie durch die von dir bereitgestellten Daten oder durch einen Fehler des Dienstleisters enstanden sind.

Hand halten Stift über Diagramme und Taschenrechner

Ein firmeninterner Gehaltsabrechnungsmanager bietet entscheidende Vorteile, da deine Mitarbeiter immer jemanden zur Verfügung haben, um Änderungen vorzunehmen, Aufzeichnungen zu erstellen und vertrauliche Berichte auszufüllen, z.B. wenn sie sich um staatliche Unterstützungsprogramme bewerben.

Verwendung eines Gehaltsabrechnungsdienstleisters

Die Verwendung eines Gehaltsabrechnungsdienstleisters bietet einige eindeutige Vorteile, aber du musst eine Prämie zahlen. Obwohl oft eine Pauschalgebühren von nur 25 € pro Abrechnungszeitraum angeboten wird, können diese Gebühren je nach Anzahl der Mitarbeiter und Dienste 200 € oder mehr übersteigen. Zu den Standardservices gehören die Verarbeitung der von dir bereitgestellten Lohnbuchhaltungsinformationen, das Drucken von Gehaltsabrechnungen, die Bearbeitung von Direkteinlagen, das Einreichen von Steuern und das Versenden von Jahresabschlüssen für die Mitarbeiter zur Abgabe der Einkommenssteuer.

Die Kosten hängen auch von der Häufigkeit der Abrechnung, der Anzahl der Mitarbeiter, des Landes, Bundeslandes oder der Stadt und von der Komplexität der Berechnungen ab. Kleine Restaurants mit 10 oder weniger Angestellten zahlen im Allgemeinen mehr pro Person als größere Betriebe. Einige Dienstleister berechnen einen Zuschlag für jeden Mitarbeiter pro Zahlungszeitraum von 1,50 bis 5 €. Einige Gehaltsabrechnungsdienstleistungen, die zusätzliche Gebühren generieren können, sind:

  • Das Händlerer verschiedener Abzüge für Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und Mitarbeitermahlzeiten
  • Versandkosten für das Senden der Abrechnungen, z. B. bei Zustellung am nächsten Tag
  • Hinzufügen von Mitarbeitern zur Gehaltsliste, wodurch zusätzliche Kosten entstehen können
  • Zurückbehaltung von Gebühren und Überweisung von Geldern für gerichtlich angeordnete Rückgaben, Alimenten und Unterhaltszahlungen
  • Umgang mit komplizierten Gehaltsabrechnungen in Restaurants, wie Mitarbeiter mit Trinkgeld, Stundenarbeiter und angestellte Köche und Manager
  • Nachverfolgen, wie Trinkgelder die Mindestlöhne beeinflussen, weil einige Regionen einen vollen Mindestlohn plus Trinkgelder verlangen, während andere es erlauben, Trinkgelder vom Mindestlohn abzuziehen.
  • Das Recht eines neuen Mitarbeiters auf Arbeit bestätigen
  • Einreichung von Berichten an verschiedene Regierungsbehörden
  • Häufiges Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern
  • Verwaltung von automatischen Prüfsignaturen
  • Einreichung von Berichten an verschiedene Steuerbehörden
  • Integrierung von unabhängigen Auftragnehmerzahlungen und das Ausstellen entsprechender Formulare.

Trotz der Kosten bevorzugen es die meisten Gastronomen einen Service zu wählen, weil die Experten in der Lohnbuchhaltung das Gesetz verstehen und garantieren können, dass die Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden und dass die Berechnungen fehlerfrei sind, basierend auf den Informationen, die sie erhalten.

Auswählen eines Gehaltsabrechnungsdienstleisters

Wenn du mit der Abwicklung der Gehaltsabrechnungen nicht vertraut bist oder dich intern nicht auskennst, ist es eine gute Idee, mit einem Gehaltsabrechnungsdienstleister zu beginnen. Wenn du die Details erfährst, wirst du bald feststellen, dass du oder deine Mitarbeiter alle wichtigen Informationen haben und die Gehaltsnachweise überprüfen und unterschreiben können. Es ist relativ einfach, Berechnungen mit einer Software oder Tabellenkalkulation zu automatisieren, sobald du genau weißt, was benötigt wird. Ein Business-Artikel empfiehlt die folgende Methoden, um einen Gehaltsabrechnungsdienstleister zu wählen.

  • Frage Freunde, Geschäftspartner und andere Restaurants nach Empfehlungen.
  • Recherchiere alle vielversprechenden Gehaltsabrechnungsdienstleister online, um fragwürdige Unternehmen zu vermeiden, bei denen viele Beschwerden eingereicht wurden.
  • Frage nach den Kosten und versteckten Gebühren.
  • Finde heraus, ob die direkte Einzahlung mehr kostet.
  • Ermittle die Kosten für wöchentliche, zweiwöchentliche und monatliche Abrechnungen.
  • Fordere eine Kopie einer typischen Rechnung an, um die tatsächliche Aufschlüsselung der Kosten zu sehen.

Die richtige Wahl für dein Unternehmen treffen

Es ist dein Geschäft und schlussendlich liegt die Verantwortung bei dir. Einige Gastronomen und Barbesitzer ziehen es vor, sich auf sich selbst oder vertrauenswürdige Mitarbeiter zu verlassen, während andere einen professionellen Dienstleister bevorzugen. Der Umgang mit Mitarbeiteranfragen über die Gehaltsabrechnungen kann jedoch mühsam und zeitaufwendig sein. Im Idealfall kannst durch das Outsourcing Zeit gewinnen, dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren und das richtige Know-how zur Verfügung zu stellen, um professionelle Effizienz zu gewährleisten. Du kannst die Abrechnungen jedoch selbst machen, um Geld zu sparen, einen besseren Zugang zu den Gehaltsabrechnungsdetails zu erhalten und deine Gehaltsabrechnung mit anderer Software und anderen Anwendungen zu integrieren. Neben der Auswahl eines kostengünstigen POS-Kassensystems kann die Bearbeitung deiner eigenen Gehaltsliste viele Vorteile und Kosteneinsparungen bringen.

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