¿Debes Elegir a un Prestador de Servicios de Nómina para tu Restaurante?

¿Debes Elegir a un Prestador de Servicios de Nómina para tu Restaurante?

pros y contras de la nómina llevada internamente y la subcontratada

Publicado por Michael Elkins el March 12, 2018

Hay muchos problemas a considerar cuando se planea la nómina de tu restaurante. Primero, debes determinar qué tan frecuente harás la nómina. La mayoría de los restaurantes pagan cada dos semanas, pero algunos restauranteros pagan semanalmente porque sus empleados viven al día. Pagar semanalmente puede reducir las solicitudes de adelantos y préstamos de los empleados, pero algunos trabajadores se benefician de las nóminas de pago quincenal porque pueden juntar más dinero para pagar recibos más grandes como la renta.

Algunos prestadores de servicios de nómina ofrecen descuentos por una nómina mensual, pero es difícil para los asalariados con el mínimo esperar un mes por su salario. La nómina mensual te ahorra dinero, pero esto funciona mejor para los restaurantes de alta cocina donde los chefs ganan altos salarios y los camareros se llevan a casa grandes propinas diariamente.

La segunda consideración más importante es si deseas manejar la nómina internamente o subcontratar el trabajo con un prestador de servicios de nómina.

Opciones para Manejar la Nómina Internamente

Puedes aprender fácilmente cómo procesar la nómina internamente con un software de nóminas o simples hojas de cálculo que diseñes en Excel. Solo se trata de copiar y pegar las fórmulas correctas para hacer los cálculos necesarios. Puedes ingresar la información una vez y llevarla a otras hojas de cálculo para los informes mensuales, trimestrales y anuales, otros sistemas de contabilidad e informes solicitados por el gobierno. Si no eres un experto en computadoras, es fácil contratar a un administrador que pueda aprender a procesar la nómina. Al proporcionarle la información correcta a un prestador de servicios durante unos meses, tu administrador de nóminas aprenderá el proceso lo suficientemente bien como para manejar los asuntos internamente.

Consejo importante: Al escribir fórmulas, es importante utilizar la función de redondeo () para todos tus totales. De lo contrario, la computadora retendrá los porcentajes exactos para hacer los cálculos, lo que podría descompletar tus totales generales en pequeñas cantidades.

Independientemente si desarrollas tus propias hojas de cálculo, utilizas software para nóminas o subcontratas tu nómina, igual necesitarás a alguien interno para mantenerte al día con la incorporación, verificación de identidades, información actualizada de la nómina, tasa de pago actual, horas extras, si aplica, y seguimiento del número de horas trabajadas durante el período de pago dado para cada empleado. Tu persona encargada de la nómina tendrá que reenviar toda la información relevante a cualquier prestador de servicios, como cambios en la retención, información de contratación de nuevos empleados, juicios ordenados por la corte y cambios en los beneficios.

Dado que la información precisa depende de la inteligencia interna, es relativamente simple hacer los cálculos reales con el software o las hojas de cálculo. Puedes imprimir cheques de nómina automáticamente con apenas un esfuerzo extra. Los beneficios de procesar tu nómina internamente son:

  • Ahorros

    Procesar la nómina con el software es mucho menos costoso que contratar a un prestador de servicios de nómina, y crear tus propias hojas de cálculo es aún más simple.

  • Mejor Control

    Tú controlas tu información y procesos, y puedes personalizar tu nómina sin exponer información sensible a terceros.

  • Integración con otros Sistemas

    Tramitar reportes de nómina para el seguro por discapacidad e impuestos de desempleo es una gran preocupación para los dueños de restaurantes. Los sistemas internos de nómina se pueden integrar con otras aplicaciones de software y simplificar la preparación de informes.

  • Acceso a Empleados más Fácil

    Muchos prestadores de servicios de nómina permiten que los empleados verifiquen sus registros y actualicen su información personal, pero la mayoría de los empleados preferirían proporcionar la información a alguien en el restaurante. Esta persona necesita reenviar la información, y es más sencillo manejar asuntos como éstos internamente.

  • Mantenerse Actualizado con las Regulaciones

    Es posible que un prestador de servicios no se mantenga al tanto de todos los cambios aplicables en las leyes locales, estatales y nacionales. Los restaurantes son un gran blanco de las reformas regulatorias, y el lugar más probable para recibir actualizaciones importantes es el restaurante local.

  • Posibilidad de Fraude

    Se sabe que algunos prestadores de servicios desfalcan fondos que se suponía debían depositarse en las agencias tributarias de acuerdo con un artículo que todavía recomienda la subcontratación externa. Obviamente, es importante investigar a los prestadores de servicios para encontrar uno que sea confiable, profesional y con una sólida trayectoria.

  • Dificultades en el Acceso

    Puede ser imposible obtener informes de un prestador de servicios lo suficientemente rápido como para presentar reportes importantes de última hora o corregir imprecisiones, ya sean generadas por los datos que proporcionaste o por un error cometido por el prestador del servicio.

mano sosteniendo la pluma sobre gráficos y calculadora

Tener a un encargado de nómina en la empresa ofrece ventajas importantes porque tus empleados siempre tienen a alguien disponible para hacer los cambios, proporcionar registros y llenar reportes confidenciales para cuando se aplica a programas de beneficios del gobierno tales como asistencia de alimentos, renta y servicios públicos.

Usando a un Prestador de Servicios de Nómina

El uso de un prestador de servicios de nómina ofrece algunas ventajas distintivas, pero tendrás que pagar un extra. Aunque las cuotas fijas están disponibles por tan solo $ 500 MXN ($ 25 USD) por período de nómina, estas cuotas pueden superar los $ 4,000 MXN ($ 200 USD) o más dependiendo de la cantidad de empleados y servicios. Los servicios estándar son el procesamiento de la información de nómina que tú proporcionas, la impresión de cheques, el manejo de depósitos directos, la presentación de impuestos y el envío de las declaraciones fiscales de fin de año para que los empleados las utilicen cuando presenten los impuestos sobre la renta.

Los costos también dependen de la frecuencia de la nómina, el número de empleados, el país, el estado o provincia, la ciudad y la complejidad de los cálculos. Los restaurantes pequeños con 10 o menos empleados generalmente pagan más por persona que los establecimientos más grandes. Algunos prestadores de servicios evalúan un recargo por cada empleado en cada período de pago que va desde $ 30 MXN ($ 1.50 USD) a $ 100 MXN ($ 5 USD). Algunos servicios de nómina que pueden generar cargos adicionales son:

  • Manejo de varias deducciones para beneficios tales como seguro médico, ahorro para el retiro y comidas para empleados
  • Los gastos de envío para enviar cheques de forma apresurada, como la entrega al día siguiente
  • Agregar empleados a la nómina, lo que podría generar cargos adicionales
  • Retención de cuotas y transmisión de fondos para la indemnización ordenada por la corte, pensión alimenticia y manutención infantil
  • Encargarse de complicadas situaciones de nómina en los restaurantes que podrían incluir a los empleados y sus propinas, trabajadores por hora, y chefs y gerentes asalariados
  • Tener seguimiento de cómo las propinas afectan los salarios mínimos porque algunas regiones requieren un salario mínimo completo más propinas, mientras que otras regiones permiten que los restaurantes deduzcan las propinas de lo que se les paga a los empleados que reciben propinas
  • Verificar el derecho de un nuevo empleado a trabajar
  • Trámite de reportes con varias agencias gubernamentales
  • Entradas y salidas frecuentes de empleados
  • Gestionar firmas automáticas de cheques
  • Trámite de reportes con varias agencias tributarias
  • Integrar pagos de contratistas independientes y emitir los formatos apropiados, como el IRS 1099 de EE. UU.

A pesar de los costos, la mayoría de los restauranteros están más seguros si eligen a un prestador de servicios porque los expertos en nómina para restaurantes entienden la ley, garantizan que los empleados reciban su pago a tiempo y te aseguran que los cálculos están libres de errores en función de la información que reciben.

Eligiendo a un Prestador de Servicios de Nómina

Si no estás familiarizado o tranquilo con llevar la nómina internamente, es una buena idea comenzar con un prestador de servicios de nómina. A medida que aprendas los pormenores, pronto descubrirás que tú o tu personal están suministrando toda la información importante, revisando y firmando los cheques. Es relativamente simple automatizar los cálculos con el software o las hojas de cálculo una vez que obtienes un entendimiento sólido de lo que se necesita. Un artículo empresarial recomienda el siguiente método para elegir a un prestador de servicios de nómina.

  • Pídale recomendaciones a amigos, socios comerciales y otros restaurantes.
  • Investiga cualquier prometedor prestador de servicios de nómina por internet para evitar a las compañías dudosas que han presentado muchas quejas en su contra.
  • Pregunta sobre los costos y las tarifas ocultas.
  • Investiga si los depósitos directos cuesta más.
  • Determina los costos de la nómina semanal, quincenal y mensual.
  • Solicita una copia de un recibo típico para ver el desglose de los costos reales.

Tomar la Decisión Correcta para tu Negocio

Es tu negocio, y la responsabilidad final se posa en tu escritorio. Algunos restauranteros y dueños de bares prefieren confiar en sí mismos o en empleados de confianza, mientras que otros prefieren contratar a un prestador de servicios profesionales. Sin embargo, tratar con las solicitudes de los empleados para obtener información sobre la nómina puede ser laborioso y se requiere mucho tiempo. En una situación ideal, la subcontratación puede liberar tiempo para centrarse en las actividades comerciales principales y proporcionar la experiencia adecuada para garantizar la eficiencia profesional. Sin embargo, puedes hacer tu propia nómina para ahorrar dinero, generar un mayor acceso a los detalles de nómina e integrar tu nómina con otros softwares y aplicaciones. Junto con la elección de un sistema de PDV económico, manejar tu propia nómina puede generar muchos beneficios y ahorro de costos.

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