Devriez-vous choisir un service de paie pour votre restaurant ?

Devriez-vous choisir un service de paie pour votre restaurant ?

Avantages et inconvénients de gérer la paie en interne et d'externaliser

Publié par Michael Elkins le March 12, 2018

De questions sont à prendre en compte lors de la planification de la paie de votre restaurant. Vous devrez d'abord déterminer à quelle fréquence vous réaliserez la paie. La plupart des restaurants paient toutes les deux semaines, mais certains restaurateurs paient chaque semaine car leurs employés vivent d'une semaine sur l'autre. Payer chaque semaine peut réduire les demandes d'avances et de prêts des employés, mais certains travailleurs bénéficient de chèques de paie bihebdomadaires, car ils peuvent accumuler plus d'argent pour payer des factures importantes comme le loyer.

Certains services de paie proposent des réductions pour une paie mensuelle, mais il est difficile pour les salariés avec un salaire minimum d'attendre un mois pour obtenir leur salaire. La paie mensuelle permet d'économiser de l'argent, mais elle fonctionne mieux pour les restaurants gastronomiques où les chefs gagnent des salaires élevés et les serveurs obtiennent de gros pourboires quotidiennement.

Le deuxième point à prendre en compte est de déterminer si vous voulez gérer la paie en interne ou externaliser le travail à un service de paie.

Options de traitement de la paie en interne

Vous pourrez facilement apprendre comment traiter la paie en interne à l'aide d'un logiciel de paie ou des feuilles de calcul simples que vous concevez sur Excel. Vous n'aurez qu'à copier et coller les bonnes formules pour faire les calculs nécessaires. Vous pouvez saisir des informations une fois et transférer ces informations dans d'autres feuilles de calcul avec des rapports mensuels, trimestriels et annuels ou sur les autres systèmes comptables et les rapports mandatés par le gouvernement. Si vous n'êtes pas un expert en informatique, il sera facile d'embaucher un gestionnaire qui pourra apprendre à gérer la paie. En transmettant les bonnes informations à un service pendant quelques mois, votre responsable de la paie pourra en apprendre suffisamment sur le processus pour gérer les problèmes en interne.

Conseil important: Lors de l'écriture des formules, veillez à utiliser la fonction round () pour tous vos totaux. Dans le cas contraire, l'ordinateur conservera des pourcentages exacts pour effectuer les calculs, ce qui pourrait réduire légèrement vos totaux généraux.

Que vous développiez vos propres feuilles de calcul, que vous utilisiez un logiciel de paie ou que vous externalisiez votre paie, vous aurez toujours besoin de quelqu'un pour gérer l'intégration, la vérification d'identité, les détails de la paie et les heures supplémentaires et le cas échéant suivre le nombre d'heures travaillées pendant la période de paie donnée pour chaque employé. Votre responsable de la paie devra transmettre tous les renseignements pertinents au service concerné, comme les modifications de retenue d'impôt, les renseignements sur les nouveaux employés, les jugements ordonnés par le tribunal et les modifications apportées aux avantages.

Étant donné que les informations exactes dépendent de l'intelligence interne, il est relativement simple de faire les calculs réels avec un logiciel ou des tableurs. Vous pouvez imprimer automatiquement les chèques de paie sans effort supplémentaire. Les avantages du traitement de votre paie en interne comprennent:

  • Des économies

    Le traitement de la paie avec un logiciel est beaucoup moins coûteux que l'embauche d'un service de paie, et la création de vos propres feuilles de calcul est encore plus simple.

  • Un meilleur contrôle

    Vous contrôlez vos informations et vos processus et pouvez personnaliser votre paie sans exposer les informations sensibles à des tiers.

  • Intégration avec d'autres systèmes

    Le dépôt des rapports de paie pour l'assurance-invalidité et les impôts sur le chômage sont une préoccupation majeure pour les propriétaires de restaurant. Les systèmes de paie internes peuvent s'intégrer à d'autres applications logicielles et simplifier la préparation des rapports.

  • Accès plus facile pour les employés

    De nombreux services de paie permettent aux employés de vérifier leurs dossiers et de mettre à jour leurs renseignements personnels, mais la plupart des employés préfèrent fournir ces informations à quelqu'un au restaurant. Cette personne a besoin de transmettre l'information, et il est plus simple de gérer des questions comme celles-ci en interne.

  • Suivre les règlements

    Il est possible qu'un service ne se tienne pas au courant de tous les changements applicables des lois locales, nationales et européennes. Les restaurants sont de grandes cibles des réformes réglementaires, et le lieu le plus susceptible de recevoir des mises à jour importantes est le restaurant local.

  • Possibilité de fraude

    Certains services sont connus pour détourner des fonds qui étaient censés être déposés auprès des administrations fiscales selon un article qui recommande toujours l'externalisation. De toute évidence, il est important de faire une comparaison des services pour en trouver un fiable et professionnel avec une expérience solide.

  • Difficultés d'accès

    Il est parfois impossible d'obtenir des renseignement rapidement d'un service pour produire les rapports critiques de dernière minute ou corriger les inexactitudes, qu'elles soient générées par les données que vous avez fournies ou par une erreur commise par le service.

main tenant le stylo sur les graphiques et la calculatrice

Avoir une personne salariée en interne offre des avantages décisifs car vos employés auront toujours quelqu'un à leur disposition pour apporter des modifications, fournir des dossiers et remplir les rapports confidentiels lorsqu'ils demandent des programmes de prestations gouvernementales tels qu'une aide pour la nourriture, le loyer et l'assistance.

Utiliser un service de paie

L'utilisation d'un service de paie offre des avantages distincts, mais vous devrez payer des frais supplémentaires. Bien que les frais fixes soient de seulement 25 $ US par période de paie, ces frais peuvent dépasser 200 $ ou plus selon le nombre d'employés et de services. Les services standard incluent le traitement des informations de paie que vous fournissez, l'impression des chèques, le traitement des dépôts directs, le dépôt des impôts et l'envoi des relevés de fin d'année que les employés peuvent utiliser lors du dépôt des impôts.

Les coûts dépendent également de la fréquence de la masse salariale, du nombre d'employés, du pays, de l'État ou de la province, de la ville et de la complexité des calculs. Les petits restaurants de 10 employés ou moins paient généralement plus par personne que les grands établissements. Certains services évaluent un supplément pour chaque employé pour chaque période de paie allant de 1,50 $ à 5 $ US. Certains services de paie pouvant entrainer des frais supplémentaires comprennent:

  • Gérer plusieurs déductions pour des prestations telles que l'assurance santé, l'épargne-retraite et les repas des employés
  • Les frais de livraison pour l'envoi des chèques de manière accélérée, comme la livraison le lendemain
  • Ajouter des employés à la masse salariale, ce qui pourrait entraîner des frais supplémentaires
  • Retenir les frais et transmettre les fonds pour la restitution ordonnée par le tribunal, la pension alimentaire et la pension alimentaire pour les enfants
  • Traiter une situation de paie compliquée dans les restaurants qui pourraient inclure les pourboires des employés, les salariés payés à l'heure et les salaires des chefs et les gestionnaires.
  • Garder une trace de la façon dont les pourboires influent sur le salaire minimum car certaines régions exigent un salaire minimum plus les pourboires alors que d'autres permettent aux restaurants de déduire les pourboires de ce qu'ils paient aux employés
  • Vérifier le droit au travail d'un nouvel employé
  • Dépôt de rapports auprès de divers organismes gouvernementaux
  • Embauches et licenciements fréquents des employés
  • Gestion des contrôles automatiques des signatures
  • Dépôt de rapports auprès de plusieurs administrations fiscales
  • Intégrer les paiements des entrepreneurs indépendants et délivrer les formulaires appropriés tels que l'US IRS 1099s

Malgré les coûts, la plupart des restaurateurs sont plus confiants quant au choix d'un service externe, car les experts en paie comprennent la loi, garantissent que les employés soient payés à temps et s'assurent que les calculs soient exempts d'erreurs.

Comment choisir un service de paie

Si vous n'êtes pas familier ou à l'aise avec la gestion de la paie en interne, il serait intéressant de commencer avec un service de paie. Au fur et à mesure que vous apprenez les détails, vous découvrirez bientôt que vous ou votre personnel fournissez toutes les informations critiques et que vous passez en revue et signez les chèques. Il sera plus simple d'automatiser les calculs à l'aide d'un logiciel ou de feuilles de calcul, une fois que vous avez compris ce qui doit être pris en compte. Un article spécialisé recommande la méthode suivante pour choisir un service de paie.

  • Demandez à des amis, des associés d'affaires et d'autres restaurants des recommandations.
  • Faites des recherches sur tous les services de paie prometteurs en ligne pour éviter les entreprises douteuses qui ont reçu de nombreuses plaintes.
  • Renseignez-vous sur les coûts et les frais cachés.
  • Découvrez si le dépôt direct coûte plus cher.
  • Déterminez les coûts de la paie hebdomadaire, bihebdomadaire et mensuelle.
  • Demandez une copie d'un projet de loi typique pour voir la répartition réelle des coûts.

Faites le bon choix pour votre entreprise

C'est votre entreprise, et vous devrez assumer la responsabilité ultime. Certains restaurateurs et propriétaires de bars préfèrent compter sur eux-mêmes ou sur des employés de confiance alors que d'autres préfèrent embaucher un service professionnel. Toutefois, traiter les demandes des employés en matière de paie peut être fastidieux et prendre beaucoup de temps. Dans une situation idéale, l'externalisation peut libérer du temps pour pouvoir se concentrer sur les activités commerciales de base et assurer l'expertise et l'efficacité professionnelle. Cependant, vous pouvez effectuer vous-même votre paie pour économiser de l'argent, générer un meilleur accès aux détails de la paie et intégrer votre paie à d'autres logiciels et applications. En plus de choisir un système de point de vente peu coûteux, la gestion de votre propre paie peut vous permettre d'obtenir de nombreux avantages et de réaliser des économies.

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