Restoranınız için bir Bordro Hizmeti Seçmeniz Gerekir mi?

Restoranınızın bordrosunu planlarken dikkate alınması gereken birçok konu vardır. Öncelikle, ne sıklıkla bordro yapacağınızı belirlemelisiniz. Çoğu restoran her iki haftada bir ödeme yapar, ancak bazı restoranlar haftalık ödeme yaparlar çünkü çalışanları alacakları para ile geçiyordurlar. Haftalık ödeme yapmak, çalışanların avans ve borç taleplerini azaltabilir, ancak bazı çalışanlar iki haftada bir maaş almayı daha faydalı görebilir çünkü kira gibi büyük faturaları ödemek için daha fazla para biriktirme şansları olur.

Bazı bordro hizmetleri bordroları aylık olarak düzenlediğiniz durumda indirimler sağlar, ancak asgari ücretliler için maaşlarını bir ay beklemek zorlu bir süreçtir. Aylık bordro para tasarrufu sağlar, ancak bu, aşçıların yüksek maaşlar kazandıkları ve garsonların her gün eve önemli miktarda bahşişlerde döndüğü daha iyi mekanlarda geçerlidir.

En önemli ikinci konu, bordroyu şirket içinde tutmak ya da işi dışarıdan bir bordro hizmeti sağlayıcısına yaptırmak isteyip istemediğinizdir.

Bordro İşlerini İçeride Halletmek

Bir bordro yazılımını veya Excel'de tasarladığınız basit e-tabloları kullanarak çalışan bordrolarınızı kendi içinizde nasıl işleyeceğinizi kolayca öğrenebilirsiniz. Gerekli hesaplamaları yapmak için doğru formüllerin kopyalayıp yapıştırdığınız zaman işin büyük bir bölümünü yapmış olacaksınız zaten. Gerekli olan her şeyi bir kez hazırladıktan sonra bilgileri aylık, üç aylık ve yıllık raporlar şeklinde düzenleyebilir, diğer muhasebe sistemleri ve devlet için hazırlanan raporlar için diğer elektronik tablolara taşıyabilirsiniz. Bilgisayar meraklısı değilseniz, bordroyu işlemeyi bilen bir yöneticiyi işe alarak bu alanı kolayca yönetebilirsiniz. Birkaç ay boyunca doğru bir servis ile bilgileri aldığınız zaman, bordro yöneticiniz sonraki aylarda bunu şirket içinde yönetebilecek kadar deneyime sahip olur.

Kendi e-tablolarınızı geliştirip düzenlemediğinizden, bordro yazılımını kullanıp kullanmamanızdan veya bordrolarınızı düzenlemek için dışarından bir servi alıp almadığınızdan bağımsız olarak, işe alım, kimlik doğrulama, güncellenmiş bordro detayları, mevcut ücret oranı, eğer uygulanıyorsa fazla mesai, her bir çalışan için günlük çalışma saatlerinin hesaplanması için yine işletme içerisinde birisine ihtiyaç duyacaksınız. Bordro işinden sorumlu elemanınız, tüm ilgili bilgileri stopaj, yeni işe alım bilgileri, mahkeme aracılığı ile verilen kararlar ve faydalardaki değişiklikler gibi herhangi bir bilgiyi ilgili yerlere iletmek durumundadır.

Doğru bilginin kurum içi çalışma sistemine bağlı olduğu düşünüldüğünde, gerçek hesaplamaları yazılım veya elektronik tablolarla yapmak nispeten kolaydır. Bordro çeklerini neredeyse hiç çaba harcamadan otomatik olarak yazdırabilirsiniz. Bordroları şirket içinde yönetmenin faydaları şunlardır:

• Birikimler

  Bordro yazılımıyla şirket içi imkanlarla işlem yapmak, bir bordro servisine bedel ödemekten çok daha ucuzdur ve kendi e-tablolarınızı oluşturmak daha da kolaydır.

• Daha Yetkin Bir Kontrol

  Bilgilerinizi ve süreçlerinizi kendiniz kontrol edersiniz ve gizli tutmak istediğiniz bilgilerin başkaları tarafından görülmesini de engellersiniz.

• Diğer Sistemlerle Entegrasyon

  Maluliyet sigortası ve işsizlik vergileri için bordro raporlarını doldurmak, restoran sahipleri için büyük bir endişe kaynağıdır. İşletme içi bordro sistemleri diğer yazılım uygulamalarıyla entegre olabilir ve rapor hazırlama işlemlerini basitleştirebilir.

• Daha Kolay Çalışan Erişimi

  Birçok bordro hizmeti çalışanların kayıtlarını kontrol etmelerine ve kişisel bilgilerini güncellemelerine izin verir, ancak çalışanların çoğu restorandaki ilgili kişiye bilgi vermeyi tercih eder. Bu kişinin görevi bu bilgileri gerekli yerlere iletmek olur ve bu iletişimi restoran içinde kurmak çok daha kolaydır.

• Regulasyonlara Ayak Uydurmak

  Bir hizmetin yerel, il ve ulusal yasalardaki tüm geçerli değişiklikleri tamamen takip edemeyeceği ortadadır. Restoranlar, düzenleyici reformların en büyük hedeflerinden biridir ve önemli güncellemelere tabii olacak ilk yer olma olasılığının en yüksek olduğu yer yerel restoranlardır.

• Sahtecilik İhtimali

  Buradaki makale hala daha dışarıdan alınan servisleri önermesinin yanısıra bazı servis sağlayıcıların vergi dairesine yatırılması gereken fonları zimmete geçirdiği maalesef bilinen bir gerçektir. En güvenilir servis sağlayıcıyı bulmak için profesyonel bir referansa sahip, sağlam bir geçmişi olanları araştırmak işin en önemli kısımlarındandır.

• Erişim Zorlukları

  Önemli bazı son dakika raporları için veya sizin veri girişlerinizden veya hizmet sağlayıcının hatası kaynaklı ortaya çıkan sorunları hızlıca düzeltmek için dilediğiniz anda bu sağlayıcıyla iletişime geçemeyebilirsiniz.

İşletmeniz içinde bordro işlerini yürüten birinin olması size kritik avantajlar sağlar çünkü çalışanlarınız her zaman değişiklik yapma, kayıt sağlama ve yiyecek, kira ve kamu yardımı gibi devlet yardım programlarına başvurduklarında belli başlı raporları doldurma konusunda birisine ihtiyaç duyabilirler.

Bir Bordro Hizmeti Kullanmak

Bir bordro hizmeti kullanmak bazı önemli avantajlar sağlar, ancak bunun için bir ücret ödemeniz gerekir. Her ne kadar sabit ücretler maaş bordrosu başına 25$ kadar düşük olsa da, bu ücretler çalışan ve hizmetlerin sayısına bağlı olarak 200$ veya daha fazlasını bulabilir. Standart hizmetler, sağladığınız bordro bilgilerinin işlenmesi, çeklerin yazdırılması, doğrudan mevduatların tutulması, vergilerin doldurulması ve çalışanların gelir vergisi doldururken kullanması için yıl sonu beyanlarının gönderilmesini içerir.

Maliyetler ayrıca bordro sıklığı, çalışan sayısı, ülke, eyalet veya il, şehirlere göre değişiklik gösterebilir. 10 veya daha az çalışanı olan küçük restoranlar genellikle daha büyük kuruluşlarla çalıştıklarında kişi başına ödedikleri tutar daha yüksektir. Bazı hizmetler için ise her bir çalışan başına belirlenen, 1,50$ ile 5$ arasında değişen ek ücretler ödenebilmektedir. Ek ücrete tabi olabilecek bazı bordro hizmetleri şunlardır:

• Sağlık sigortası, emeklilik sigortası ve çalışan yemekleri gibi yan haklar için birden fazla kesinti yapılması
• Bir sonraki gün teslimat servisi gibi hızlandırılmış bir şekilde çek göndermek için ödenecek teslimat ücretleri
• Bordroya eklenecek her bir yeni çalışan için kesilecek ek ücret
• Mahkeme emri, nafaka ve çocuk desteği için stopaj ve para gönderme işlemleri
• Bahşiş üzerinden gelir sağlayan çalışanlar, saatlik işçiler ve maaşlı şefler ve yöneticileri kapsayacak şekilde restoranın farklı yapılardan oluşan karmaşık bordro durumuyla başa çıkma
• Bazı bölgelerde restoranların bazılarının asgari ücret ve bahşiş ödemesini ayrı yapması, bazılarının ödenen bahşişlerin asgari ücretten düşüldüğü durumda asgari ücretlerin takip hizmeti
• Yeni bir çalışanın adayının çalışma hakkını doğrulama
• Çeşitli devlet kurumlarının raporlarını doldurma
• İşe alım ve çıkışların hızlı bir şekilde oluyor olması
• Otomatik imzalı çeklerin yönetimi
• Birden fazla vergi dairesiyle rapor doldurma
• Bağımsız kurum ödemelerini entegre etmek ve ABD IRS 1099s gibi uygun formları yayımlama

Maliyetlere rağmen, çoğu restoran işletmecisi bu hizmeti dışarıdan almayı daha mantıklı buluyor çünkü restoran bordrosunu yöneten kişiler kanunları iyi biliyor, çalışanların zamanında ödeme almalarını ve aldıkları bilgilere dayanarak hesaplamaların hatasız olmasını garanti ediyor.

Bir Bordro Hizmeti Seçme

Eğer bordroyu işletme içinde tutma konusuna aşina değilseniz veya içiniz bu şekilde rahat etmiyorsa, bordro hizmeti alarak işe başlamak iyi bir fikirdir. Ayrıntıları öğrendikçe, siz ya da çalışanlarınızın tüm gerekli bilgileri sağlayabildiğiniz ve maaş çeklerini düzgün bir şekilde işleme koyabildiğini fark edeceksiniz. İhtiyaçlarınızı belirledikten sonra hesaplamaları yazılım veya elektronik tablolarla otomatik hale getirmek nispeten kolaydır. Bu makale bir bordro hizmet sağlayıcısı seçerken dikkat etmeniz gerekenleri şöyle özetler:

• Öneriler için arkadaşlarınıza, iş ortaklarına ve diğer restoranlara danışabilirsiniz.
• Haklarında birçok şikayet yönlendirilmiş, hizmet kalitesinden sıkıntılar olan şirketlerden kaçınmak için tüm hizmetleri iyice araştırın.
• Masraflar ve gizli ek ücretler hakkında bilgi sahibi olun
• Doğrudan depozito masraflarının fazlasının olup olmadığını öğrenin.
• Haftalık, iki haftalık ve aylık ücretler için maliyetleri belirleyin.
• Maliyetlerin gerçek dünyadaki değişimlerini önceden görebilmek için bir fatura örneği isteyin.

İşiniz İçin Doğru Seçimi Yapmak

Sonuç olarak bu sizin işiniz ve tüm sorumluluk sizin üzerinizde olacak. Bazı restorancılar ve bar sahipleri kendilerine veya restoran içinde kendi çalışanlarına güvenmeyi tercih ederken, diğerleri profesyonel bir hizmet sağlayıcısından destek almayı tercih ediyor. Ancak, bordro bilgileri için çalışan talepleri ile ilgilenmek zor ve zaman alan bir yük olabilir. İdealde, dış kaynak kullanmayı tercih etmek, temel sorumluluklara odaklanmak için daha fazla zaman ve profesyonel verimliliği sağlamak için gerekli uzmanlığı sağlamaya yardımcı olabilir. Ancak, para tasarrufu yapmak, bordro detaylarına daha hızlı erişim sağlamak ve bordrolarınızı diğer yazılım ve uygulamalarla entegre etmek için bu işi kendiniz yapmayı deneyebilirsiniz. Uygun fiyatlı bir POS sistemi seçmek size kendi bordrolarınızı yapmak için imkan tanırken öte yandan da birçok faydayı beraberinde getirerek maliyet tasarrufu yapmanıza yardımcı olabilir.