Perlukah Layanan Payroll untuk Restoran?

Banyak hal yang perlu dipertimbangkan saat merencanakan payroll (pembayaran gaji) restoranmu. Pertama, kamu harus menentukan seberapa sering kamu melakukan payroll. Sebagian besar restoran memilih untuk melakukan payroll setiap dua minggu sekali, namun beberapa pemilik restoran memilih untuk melakukan payroll setiap seminggu sekali karena para karyawan di restoran itu membutuhkan uang cepat untuk memenuhi kebutuhan hidup mereka. Dengan membayar gaji seminggu sekali, karyawan restoranmu tidak akan meminta pembayaran lebih dini dan pinjaman, namun beberapa karyawan juga merasakan manfaat dari sistem pembayaran gaji yang dua minggu sekali karena uang yang didapat lebih besar, sehingga dapat dipakai untuk membayar tagihan yang lebih besar pula seperti tagihan sewa rumah.

Beberapa layanan payroll menawarkan diskon untuk pembayaran gaji yang per bulan, namun hal ini tentu sulit bagi karyawan dengan upah rendah karena harus menunggu satu bulan untuk menerima gaji. Payroll (pembayaran gaji) yang per bulan memang lebih hemat, namun cuma cocok diterapkan di restoran mewah di mana chef-nya dibayar dengan upah tinggi dan pelayannya mendapat tip dalam jumlah besar setiap hari.

Hal berikutnya yang tidak kalah penting untuk dipertimbangan adalah memilih antara memproses payroll seorang diri atau menyewa jasa layanan payroll.

Memproses Payroll Sendiri

Kamu bisa dengan mudah mempelajari cara memproses payroll seorang diri dengan bantuan piranti lunak (software) atau lembatang sebar (spreadsheet) yang kamu desain di Microsoft Excel. Kamu cuma perlu mencopas rumus yang tepat untuk melakukan perhitungan. Kamu bisa memasukkan informasi sekali, dan meneruskan informasi tersebut ke spreadsheet lain untuk laporan bulanan, triwulanan dan tahunan, sistem akuntan lain, serta laporan di bawah pengawasan pemerintah. Jika kamu tidak paham soal komputer, kamu bisa merekrut manajer yang mau belajar cara memproses payroll. Setelah manajermu memberi informasi yang tepat kepada layanan Payroll selama beberapa bulan, dia akan tahu cara memproses payroll sendiri di perusahaannya.

Terlepas dari pilihanmu: membuat spreadsheet sendiri, menggunakan software payroll, atau menyewa layanan payroll - kamu tetap butuh seseorang di perusahaanmu untuk memeriksa proses onboarding, memverifikasi identitas, meng-update detail payroll, besaran upah saat ini, kerja lembur, serta melacak berapa jam yang dihabiskan setiap karyawan untuk bekerja dalam periode tertentu. Selain itu, orang yang mengatur payroll di perusahaanmu harus meneruskan informasi penting kepada layanan payroll seperti informasi mengenai perubahan potongan pajak upah karyawan, informasi mengenai karyawan baru, dan putusan peradilan.

Informasi yang akurat bergantung pada tingkat kecerdasan orang yang memproses payroll perusahaan, sehingga melakukan perhitungan dengan bantuan software atau spreadsheet tidak terlalu sulit. Kamu bisa mencetak slip gaji karyawan dengan mudah. Berikut kelebihan dari memproses payroll sendiri:

• Hemat Biaya

  Memproses payroll dengan bantuan software atau spreadsheet jauh lebih murah dibandingkan dengan menyewa jasa layanan payroll.

• Kendali Lebih Baik

  Kamu bisa mengendalikan informasi perusahaanmu dan memproses payroll tanpa perlu memaparkan informasi sensitif kepada pihak ketiga.

• Terintegrasi dengan Sistem Lain

  Membuat laporan untuk asuransi disabilitas dan pajak pengangguran adalah masalah utama bagi pemilik restoran. Sistem payroll milik sendiri bisa terintegrasi dengan software lain dan membuat proses pembuatan laporan jadi lebih simpel.

• Akses Lebih Mudah untuk Karyawan

  Banyak layanan payroll yang mengizinkan para karyawan untuk memeriksa data dan meng-update informasi pribadi mereka, namun sebagian besar dari mereka lebih suka memberi informasi rekan kerja di restoran. Oleh karena itu, masalah seperti ini lebih mudah ditangani di dalam restoran.

• Tidak Ketinggalan dengan Kebijakan yang Berlaku

  Ada kemungkinan bahwa hukum daerah, provinsi, dan nasional yang berlaku saat ini belum diterapkan sepenuhnya oleh layanan payroll. Restoran adalah target utama dari perubahan kebijakan, dan tempat yang kemungkinan besar akan merasakan dampak perubahan tersebut adalah restoran lokal.

• Adanya Kemungkinan Penipuan

  Beberapa layanan payroll diketahui pernah menggelapkan dana yang seharusnya disetor ke lembaga perpajakan menurut sebuah artikel yang tetap merekomendasikan jasa layanan payroll. Tentunya, kamu perlu mencari tahu informasi guna mendapatkan layanan payroll yang andal, profesional, dan punya rekam jejak yang baik.

• Kesulitan dalam Mengakses

  Hampir mustahil untuk bisa mendapatkan laporan dari layanan payroll untuk dikirim di menit-menit terakhir atau memperbaiki kesalahan data akibat kelalaian diri sendiri atau layanan payroll.

Memiliki orang yang mengurus payroll di perusahaan bisa memberi banyak manfaat karena karyawanmu tinggal memberi tahu orang tersebut bila ada yang ingin diubah, memberikan data, atau mengirimkan laporan rahasia saat mendaftar untuk program pemerintah seperti bantuan makanan, tempat sewa, dan utilitas.

Menyewa Jasa Layanan Payroll

Layanan payroll juga memiliki beberapa manfaat, namun kamu perlu mengeluarkan uang yang cukup besar untuk menyewa jasa layanan payroll. Di Amerika, biaya layanan payroll yang paling murah adalah $25 USD per periode. Biaya layanan payroll juga bisa mencapai $200 atau lebih tergantung dari jumlah karyawan dan layanan yang dipilih. Layanan standar sudah termasuk dalam memproses informasi payroll yang kamu berikan, mencetak slip gaji, mengurus direct deposit (setoran langsung), membuat laporan pajak, dan mengirim laporan akhir tahun untuk digunakan karyawan saat membayar pajak penghasilan.

Biaya layanan payroll juga tergantung pada frekuensi, jumlah karyawan, negara, provinsi, kota dan tingkat kerumitan perhitungan. Restoran kecil dengan karyawan kurang dari 10 biasanya harus membayar lebih mahal untuk tiap orangnya dibanding restoran besar. Beberapa layanan payroll meminta biaya lebih untuk tiap karyawan dalam satu periode yang berkisar antara $1,50 sampai $5 USD. Beberapa layanan payroll meminta biaya lebih untuk hal di bawah:

• Menangani pemotongan upah untuk program seperti asuransi kesehatan, tabungan pensiun, dan makanan karyawan
• Biaya tambahan untuk pengiriman slip gaji dengan paket cepat sampai seperti paket YES (Yakin Esok Sampai)
• Menambah karyawan ke daftar payroll kemungkinan besar akan dikenakan biaya tambahan
• Memungut biaya dan mengirimkan dana untuk restitusi, tunjangan dan tunjangan anak yang diajukan pengadilan
• Menangani situasi payroll yang rumit di restoran seperti tip karyawan, pekerja yang dibayar per jam, serta chef dan manajer yang digaji
• Mencari tahu bagaimana tip dapat mempengaruhi upah minimum karena beberapa daerah mewajibkan UMR ditambah tip, sedangkan daerah lain mengizinkan restoran untuk meminta sebagian tip dari pegawai
• Memverifikasi hak karyawan baru untuk bekerja
• Mengirim laporan ke berbagai lembaga pemerintahan
• Sering melakukan proses onboarding dan offboarding karyawan
• Mengelola tanda centang otomatis
• Mengirim laporan ke beberapa lembaga perpajakan
• Mengintegrasikan pembayaran kontraktor independen dan mengeluarkan formulir yang tepat seperti U.S. IRS 1099s

Walaupun mahal, sebagian besar pemilik restoran lebih memilih untuk menyewa jasa layanan payroll, karena mereka paham dengan hukum, dapat menjamin bahwa karyawan mendapat upah tepat waktu, dan memastikan tidak ada kesalahan perhitungan berdasarkan informasi yang didapat.

Memilih Layanan Payroll

Jika kamu tidak terbiasa atau tidak suka memproses payroll sendiri, kamu bisa mulai menyewa jasa layanan payroll. Setelah mempelajari detailnya, kamu akan tahu bahwa kamu dan staf restoranmu bertanggung jawab untuk memberi informasi penting, memeriksa data, dan mendatangani. Jika sudah benar-benar paham, kamu bisa melakukan perhitungan secara otomatis dengan bantuan software atau spreadsheet. Sebuah artikel bisnis merekomendasikan metode berikut dalam memilih layanan payroll.

• Minta rekomendasi dari teman, rekan bisnis, dan restoran lain.
• Cari tahu semua layanan payroll yang menjanjikan di internet untuk menghindari perusahaan penyedia jasa layanan payroll yang reputasinya buruk.
• Tanyakan soal harga dan biaya tersembunyi.
• Cari tahu apa direct deposit (setoran langsung) lebih mahal.
• Tentukan harga untuk payroll mingguan, dwi mingguan, dan bulanan.
• Minta salinan tagihan untuk melihat rincian biaya secara langsung.

Memilih yang Tepat untuk Bisnismu

Bisnismu adalah tanggung jawabmu sendiri. Beberapa pemilik restoran dan pemilik bar lebih memilih untuk memproses payroll sendiri dengan dibantu karyawannya. Sementara itu, beberapa restoran lain lebih memilih untuk menyewa jasa layanan payroll. Namun, menangani permintaan karyawan untuk informasi payroll bisa menjadi beban dan memakan waktu. Oleh karena itu, layanan payroll bisa menghemat waktumu, sehingga kamu lebih fokus pada kegiatan inti bisnismu. Selain itu, hasil payroll yang dihasilkan layanan payroll juga lebih profesional. Namun, kamu bisa memproses payroll sendiri jika ingin menghemat uang, memberi akses lebih mudah, dan mengintegrasikan payroll-mu dengan software lain. Dengan memilih sistem POS yang murah dan memproses payroll sendiri, kamu bisa mendapat banyak manfaat dan menghemat uang.