Dovresti Scegliere un Servizio di Gestione Stipendi per il tuo Ristorante?

Dovresti Scegliere un Servizio di Gestione Stipendi per il tuo Ristorante?

pro e contro della gestione interna o esterna del libro paga

Postato da Michael Elkins il 12 marzo 2018

Ci sono molti aspetti da considerare quando si pianificano le paghe del ristorante. Innanzitutto, bisogna determinare con quale frequenza darai i salari. La maggior parte dei ristoranti paga ogni due settimane, ma alcuni ristoratori pagano settimanalmente, perché i loro dipendenti vivono dello stipendio settimana per settimana. Pagare settimanalmente può ridurre le richieste di anticipi e prestiti da parte dei dipendenti, ma alcuni lavoratori beneficiano di salari bisettimanali in quanto possono accumulare più denaro per pagare spese più grandi, come l'affitto.

Alcuni servizi di gestione stipendi offrono sconti per un libro paga mensile, ma è difficile per i percettori di salari minimi aspettare un mese per la loro retribuzione. I salari mensili fanno risparmiare denaro, ma una simile opzione può funzionare meglio per ristoranti raffinati dove gli chef guadagnano alti salari e i camerieri portano a casa grosse mance ogni giorno.

La seconda importante considerazione consiste nello stabilire se si desidera gestire il libro paga da sè o esternalizzare il lavoro presso un servizio di gestione stipendi.

Opzioni per la Gestione del Libro Paga Internalizzato

Puoi facilmente imparare tu stesso come elaborare le buste paga, utilizzando un software per il libro paga o dei fogli di calcolo semplici che puoi realizzare in Excel. Si tratta solo di copiare e incollare le giuste formule per fare i calcoli necessari. È possibile inserire le informazioni una sola volta e poi trasferirle ad altri fogli di calcolo per generare rapporti mensili, trimestrali e annuali, per altri sistemi di contabilità e per documenti imposti dal governo. Se non sei un esperto di computer, ti può essere più facile assumere un manager che può imparare a elaborare le buste paga. Fornire le informazioni giuste a un servizio esterno per alcuni mesi consentirà al tuo gestore delle paghe di apprendere il processo abbastanza bene da gestire le cose internamente.

Suggerimento Importante: quando si scrivono le formule, è importante utilizzare la funzione di arrotondamento "round()" per tutti i totali. In caso contrario, il computer manterrà le percentuali esatte per effettuare i calcoli, il che potrebbe sfalsare i totali generali di piccole quantità.

Indipendentemente dal fatto che tu sviluppi i tuoi personali fogli di lavoro, utilizzi un software di gestione stipendi o che tu deleghi il libro paga, avrai comunque bisogno di qualcuno all'interno dell'azienda che tenga il passo con le assunzioni, la verifica dell'identità, che tenga i dati aggiornati sui salari, l'attuale retribuzione, gli straordinari, se applicabili, e che tenga traccia del numero di ore lavorate durante il periodo di retribuzione assegnato a ciascun dipendente. La persona responsabile del libro paga dovrà inoltrare tutte le informazioni pertinenti a qualsiasi servizio, ad esempio modifiche alle ritenute, informazioni su nuove assunzioni, sentenze emesse dal tribunale e modifiche alle prestazioni.

Dato per scontato che ottenere informazioni accurate dipende dal personale interno, è relativamente semplice effettuare i calcoli con software o fogli di calcolo. È possibile stampare automaticamente le buste paga senza alcuno sforzo aggiuntivo. I vantaggi dell'elaborazione del tuo libro paga in sede includono:

  • Risparmi

    L'elaborazione del libro paga con un software è molto meno costosa rispetto all'utilizzo di un servizio di gestione stipendi e la creazione di fogli di calcolo personalizzati è ancora più semplice.

  • Migliore Controllo

    Puoi controllare le tue informazioni e i tuoi processi e puoi personalizzare il libro paga senza esporre informazioni sensibili a terze parti.

  • Integrazione con Altri Sistemi

    Presentare i rapporti sulle buste paga per l'assicurazione invalidità e per le tasse di disoccupazione è una delle maggiori preoccupazioni per i proprietari di ristoranti. I sistemi per le paghe interni possono integrarsi con altre applicazioni software e semplificare la preparazione dei report.

  • Accesso Facilitato per i Dipendenti

    Molti servizi di gestione paghe consentono ai dipendenti di controllare i loro documenti e aggiornare le informazioni personali, ma la maggior parte dei dipendenti preferirebbe fornire le informazioni a qualcuno all'interno del ristorante. Questa persona deve inoltrare le informazioni, ed è più semplice gestire questioni come queste internamente.

  • Al Passo con i Regolamenti

    È possibile che un servizio non sia pienamente al corrente di tutti i cambiamenti applicabili nelle leggi locali, provinciali e nazionali. I ristoranti sono molto soggetti a riforme normative e il luogo che più probabilmente riceverà aggiornamenti importanti è il ristorante locale.

  • Possibilità di Frode

    Alcuni servizi esterni sono noti per aver sottratto fondi che avrebbero dovuto essere depositati presso le agenzie fiscali secondo un articolo che tuttavia consiglia l'esternalizzazione. Ovviamente, è importante fare ricerche tra i servizi per trovarne uno affidabile e professionale, con una solida esperienza.

  • Difficoltà di Accesso

    Recuperare dei documenti da uno di questi servizi potrebbe essere impossibile in tempi rapidi, rendendo difficile compilare segnalazioni importanti all'ultimo minuto, oppure correggere inesattezze generate dai dati forniti dall'utente, o da un errore commesso dal servizio.

mano che regge la penna su grafici e calcolatrice

Avere un responsabile all'interno dell'azienda offre vantaggi fondamentali, perché così i dipendenti hanno sempre qualcuno disponibile per fare cambiamenti, fornire documenti e compilare documenti confidenziali, come quando fanno domanda per programmi di supporto governativi, ad esempio l'assistenza per cibo, affitto e bollette.

Utilizzare un Servizio di Gestione Stipendi

L'utilizzo di un servizio di gestione stipendi offre alcuni validi vantaggi, ma dovrai pagare una cifra aggiuntiva. Sebbene le commissioni forfettarie siano disponibili per un minimo di $25 USD per periodo di paga, tali commissioni possono superare $200 o più, in base al numero di dipendenti e servizi. I servizi standard comprendono l'elaborazione delle informazioni sugli stipendi da te fornite, la stampa di buste paga, la gestione dei depositi diretti, l'archiviazione delle tasse e l'invio delle dichiarazioni di fine anno che i dipendenti possono utilizzare al momento della dichiarazione dei redditi.

I costi dipendono anche dalla frequenza del libro paga, dal numero di dipendenti, dal paese, dallo stato o dalla provincia, dalla città e dalla complessità dei calcoli. I piccoli ristoranti con 10 dipendenti o meno generalmente pagano di più a persona rispetto a quelli più grandi. Alcuni servizi valutano un sovrapprezzo per ciascun dipendente in ciascun periodo di retribuzione, che va da $1,50 a $5 USD. Alcuni servizi di gestione stipendi che possono generare costi aggiuntivi includono:

  • Gestione di detrazioni multiple per prestazioni quali l'assicurazione sanitaria, il risparmio previdenziale e i pasti dei dipendenti
  • Spese di spedizione per l'invio rapido delle buste paga, come la consegna il giorno successivo
  • Aggiunta di dipendenti al libro paga, che potrebbe comportare costi aggiuntivi
  • Trattenimento di imposte e trasferimento di fondi per rimborsi ordinati dal tribunale, alimenti e sostegno per i figli
  • Affrontare situazioni complicate sui salari nei ristoranti che potrebbero includere dipendenti con mance, lavoratori a ora e cuochi e manager stipendiati
  • Tenere traccia di come le mance influenzano i salari minimi, perché alcune regioni richiedono un salario minimo completo di mance, mentre altri consentono ai ristoranti di detrarre le mance dal totale versato ai dipendenti con mance
  • Verifica del diritto al lavoro di un nuovo dipendente
  • Presentazione di documenti a varie agenzie governative
  • Frequenti assunzioni e licenziamenti dei dipendenti
  • Gestire le firme di controllo automatico
  • Presentare documenti presso più agenzie fiscali
  • Integrazione dei pagamenti dei contraenti indipendenti e rilascio dei modelli appropriati come gli US IRS 1099

Nonostante i costi, la maggior parte dei ristoratori è più fiduciosa nella scelta di un servizio perché gli esperti del libro paga del ristorante conoscono le leggi, garantiscono che i dipendenti siano pagati in tempo e assicurano che i calcoli siano privi di errori in base alle informazioni che ricevono.

Scelta di un Servizio di Gestione Stipendi

Se non hai familiarità o non ti risulta comoda la gestione del libro paga interna, è una buona idea iniziare con un servizio di gestione stipendi. Man mano che apprendi i dettagli, scoprirai presto che sarete tu o il tuo staff a dover fornire tutte le informazioni importanti, e dovrete poi ricontrollare e firmare gli assegni. È relativamente semplice automatizzare i calcoli con software o fogli di calcolo una volta che si è riusciti a capire cosa è necessario. Un articolo aziendale consiglia il seguente metodo per scegliere un servizio di gestione stipendi.

  • Chiedi consigli ad amici, colleghi di lavoro e altri ristoranti.
  • Fai una ricerca online di qualsiasi servizio promettente, per evitare società discutibili che hanno ricevuto numerose lamentele contro di loro.
  • Fai domande su costi e commissioni nascoste.
  • Scopri se il deposito diretto costa di più.
  • Determina i costi per libro paga settimanale, bisettimanale e mensile.
  • Richiedi una copia di una fattura tipica per vedere la ripartizione dei costi nel mondo reale.

Fare la Scelta Giusta per il Tuo Business

Si tratta della tua azienda, per cui la responsabilità ultima si ferma alla tua scrivania. Alcuni ristoratori e proprietari di bar preferiscono affidarsi a se stessi o a dipendenti fidati, mentre altri preferiscono optare per un servizio professionale. Tuttavia, gestire le richieste dei dipendenti per le informazioni sui salari può essere oneroso e richiedere molto tempo. In una situazione ideale, la gestione esterna può liberare tempo per concentrarsi sulle attività di core business e fornire le giuste competenze per garantire l'efficienza professionale. Tuttavia, è possibile gestire autonomamente il libro paga per risparmiare denaro, ottenere un maggiore accesso ai dati del libro paga e integrare il proprio libro paga con altri software e applicazioni. Insieme alla scelta di un sistema POS economico, la gestione del proprio libro paga può generare molti vantaggi e risparmi sui costi.

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