Analisando custos de restaurantes: controle despesas para aumentar seus lucros

Os restaurantes têm numerosos custos que os proprietários ou gestores devem controlar para mantê-los rentáveis e, em última análise, abertos e operacionais. Dependendo do tamanho do restaurante, esses custos podem se tornar complexos o suficiente para tornar a vida do melhor gerente um pesadelo. Neste artigo, falaremos sobre o seguinte:

• Os diferentes custos do restaurante e como entender cada um
• Principais métricas para rastrear
• Como analisar dados de custos
• Como controlar cada centavo com ferramentas de gerenciamento de custos
• Várias estratégias que você pode usar para reduzir custos e melhorar os resultados financeiros do seu restaurante

Não importa quão simples ou complexo seja o seu negócio, sempre há espaço para melhorias quando se trata de lucros e eficiência no gerenciamento de custos. Este artigo é o guia definitivo para ajudá-lo a melhorar os resultados financeiros do seu restaurante, analisando profundamente seus custos operacionais. Vamos começar!

Tipos de custos de restaurantes

Ao analisar pela primeira vez os custos de um restaurante, você notará que há muito mais itens do que aparenta. Aqui está uma lista simplificada de todos os principais custos de um restaurante:

• Custos de alimentos e bebidas: Esta é a despesa mais considerável para a maioria dos restaurantes e inclui o custo de ingredientes, produtos, carne, frutos do mar, laticínios e álcool.
• Custos trabalhistas: Inclui o custo de salários, vencimentos e benefícios para todos os funcionários, incluindo cozinheiros, garçons, bartenders e gerentes.
• Custos indiretos: incluem o custo de aluguel, serviços públicos, seguros, marketing e outras despesas que não estão diretamente relacionadas a alimentação ou mão de obra.

Como gerente de restaurante, você deve acompanhar todas essas despesas, bem como suas vendas e margens de lucro para entender como está o desempenho econômico do seu restaurante. Além disso, compreender cada um desses custos é vital para otimizá-los e reduzi-los sem afetar a qualidade do serviço que você presta – você deve saber onde reduzir custos. Por fim, mesmo sendo uma lista bastante pequena, você também deve considerar que todas essas categorias possuem inúmeras subcategorias, que você também deve conhecer para entender o quadro completo. Os novos proprietários ou gestores inexperientes muitas vezes olham para os custos principais, deixando os mais pequenos acumularem-se em segundo plano e passarem despercebidos até terem consequências catastróficas.

Principais métricas a serem rastreadas

Embora não o desencorajemos a compreender e acompanhar cada um dos itens acima, há algumas métricas que você deve observar porque elas têm maior impacto em uma empresa de alimentos. Já falamos sobre o custo dos alimentos e como calculá-lo detalhadamente, então não vamos mencioná-lo aqui. Os outros que você deve acompanhar são os seguintes.

1. Custo principal, porcentagens de custo principal e como calculá-los

O custo principal refere-se às duas maiores despesas de um restaurante, que geralmente são os custos de alimentação e os custos de mão de obra. Estes são os principais custos na maioria das empresas alimentares e normalmente representam 50% a 60% dos custos do restaurante. Essa porcentagem é chamada de índice de custo principal e é um método usado para rastrear os custos do restaurante em comparação com os lucros. Aqui está a fórmula para calcular os custos principais em um restaurante:

• Custos principais = custos de alimentos e bebidas + custos trabalhistas
• Custos de alimentos e bebidas (CPV): Inclui o custo de ingredientes, produtos, carne, frutos do mar, laticínios e álcool.
• Custos trabalhistas: Inclui o custo de salários, vencimentos e benefícios para todos os funcionários, incluindo cozinheiros, garçons, bartenders e gerentes.

Aqui está um exemplo:

• Custos de alimentos e bebidas: $ 100.000
• Custos trabalhistas: $ 50.000
• Custos principais: 100.000 + 50.000 = 150.000

Agora, aqui está a fórmula para calcular a porcentagem do custo principal:

• Porcentagem de custo principal = ((custos de alimentos e bebidas + custos trabalhistas) / vendas totais)*100

Aqui está um exemplo:

• Custos principais: $ 150.000
• Vendas totais: $ 200.000
• Porcentagem de custo principal: (150.000/200.000) * 100 = 75%

Neste exemplo, o percentual de custo principal do restaurante é de 75%. Isso significa que para cada US$ 100 em vendas, o restaurante gasta US$ 75 em alimentação e mão de obra. Este não é um bom número e a percentagem do custo principal deve ser de 60% ou menos. Se o percentual do custo prime for muito alto, significa que o restaurante não está tendo lucro e você deve analisar os custos com alimentação e mão de obra para reduzi-lo.

2. Porcentagem de custo de mão de obra e como calculá-la

Não há dúvida de que a mão de obra é um dos maiores custos em um restaurante. Um restaurante precisa de cozinheiros, garçons, pessoal administrativo e muitos outros membros para funcionar corretamente. Uma boa equipe é fundamental para ter um restaurante lucrativo porque sem eles não produziria nada. É vital observar a porcentagem de custos de mão de obra do seu restaurante e fazer mudanças em direção à eficiência sem prejudicar a qualidade de sua equipe. Aqui estão os passos que você deve seguir para calcular a mão de obra em seu restaurante:

• Utilize o sistema POS do seu restaurante para obter um relatório detalhado das vendas do mês e calcular o valor total.
• Reúna todas as informações sobre o pagamento de cada membro da equipe, horas extras e outros valores que você pagou à sua equipe. Novamente, calcule o valor total.
• Calcule a porcentagem do custo de mão de obra dividindo os custos totais de mão de obra pelo total de vendas e multiplicando por 100.

Aqui está um exemplo rápido:

• Custos totais de mão de obra: $ 50.000
• Vendas totais: $ 100.000
• Porcentagem de custo de mão de obra: (50.000/100.000) * 100 = 50%

Tenha em mente que este é um exemplo muito simplificado. Se o seu restaurante gasta 50% das vendas com mão de obra, provavelmente está perdendo dinheiro porque esse cálculo não leva em consideração outros pesos pesados em termos de custos, como alimentação ou despesas gerais.

Como saber se você deve melhorar os custos trabalhistas do seu restaurante?

Isso é algo que deve ser analisado caso a caso, porque o quanto os custos trabalhistas afetam os resultados financeiros do seu restaurante depende do restante dos seus custos. Por exemplo, se você gasta 50% de suas vendas com mão de obra, mas o restante das despesas do seu restaurante chega a 20%, os 30% restantes ainda são uma porcentagem de lucro viável. Claro, isso não é comum em restaurantes. Normalmente, o custo de mão de obra de um restaurante fica entre 30% a 40%. Para saber se você deve melhorar os custos trabalhistas do seu restaurante, você deve observar o desempenho do seu restaurante em termos de lucro, quanto são seus custos trabalhistas em relação aos lucros, vendas e outros custos e, finalmente, se há espaço para melhoria em termos de eficiência. Aqui estão algumas dicas dependendo da situação do seu restaurante:

• Se o seu restaurante tiver vários garçons que não fazem nada durante os horários de pico porque não são necessários, provavelmente você poderá dispensá-los e reduzir seus custos de mão de obra.
• Se o seu restaurante estiver particularmente inativo durante dias específicos da semana, você poderá fechá-lo durante o dia ou ajustar a programação da sua equipe para reduzir o horário de trabalho.
• Automatize tarefas específicas. Por exemplo, com o Waiterio, você pode reduzir consideravelmente o número de garçons. Os clientes podem usar seus smartphones e escanear um código QR nas mesas para enviar seus pedidos diretamente do cardápio online para a cozinha.
• Otimize a cozinha e os processos do seu restaurante para reduzir o pessoal administrativo.

Confira os artigos a seguir para saber mais sobre como otimizar sua equipe:

• Como contratar e manter bons funcionários de atendimento
• Como contratar e manter funcionários de back-of-house do restaurante
• Um guia completo para gestão de pessoal

3. Margens de lucro

As margens de lucro e vendas variam muito para os restaurantes dependendo de diversos fatores, como tipo de restaurante, conceito, tendências de custos e custos de mão de obra, entre outros. Como gerente ou proprietário de restaurante, você não pode esperar que as margens de lucro sejam estáveis, independentemente da sua experiência no setor. Em vez disso, você deve ter margens de lucro objetivas, que é um método de gestão muito mais realista. Os restaurantes podem perder dinheiro ou cobrir apenas os custos operacionais durante um mês e aumentar muito o lucro líquido no mês seguinte. Antes de calcular as margens de lucro, vamos primeiro entender os diferentes tipos de estágios de lucro que você pode calcular em um restaurante:

• Lucro bruto: É o número resultante da subtração do custo dos produtos vendidos (CPV) das vendas totais do restaurante.
• Lucro operacional: Este é o número resultante da subtração do total das despesas operacionais do seu restaurante do seu lucro bruto.
• O lucro líquido é o total restante da subtração do lucro operacional dos impostos e despesas com juros.

Para simplificar, como gerente de restaurante você deve estar sempre atento à sua margem de lucro bruto e à sua margem de lucro líquido. Para calcular a margem de lucro bruto, basta utilizar a seguinte fórmula:

• Margem de lucro bruto: (COGs/vendas totais) * 100

Aqui está um exemplo:

• CPV = US$ 50.000
• Vendas totais = $ 100.000
• Margem de lucro bruto: (50.000/100.000) * 100 = 50%

Agora, para a margem de lucro líquido, você deve aplicar a seguinte fórmula:

• Margem de lucro líquido = vendas totais - COGs - despesas operacionais - impostos

Aqui está um exemplo:

• Vendas totais = $ 100.000
• CPV = US$ 50.000
• Despesas operacionais = $ 30.000
• Impostos (expressos como um número) = US$ 10.000
• Margem de lucro líquido = 100.000 - 50.000 - 30.000 - 10.000 = $ 10.000

Neste exemplo, os US$ 10.000 resultantes são o lucro de 10% do proprietário do restaurante. Tenha em mente que isso é expresso como uma porcentagem – o valor total em moeda pode variar muito. Além disso, a margem de lucro de 10% não é regra, seu restaurante pode ter uma margem de lucro maior ou menor. Em última análise, melhorar esta margem depende da sua satisfação com o número final como proprietário. Todas as dicas que compartilhamos até agora podem ajudá-lo a melhorar suas margens de lucro líquido. Além disso, confira nosso artigo sobre margens de lucro em restaurantes para expandir essas informações.

4. Outras métricas importantes a serem monitoradas

Outras métricas menores, mas importantes, a serem monitoradas são a média de cheques ou faturas, taxas de rotatividade de mesas, satisfação do cliente (que é um pouco mais subjetiva), taxas de retenção de clientes e taxas de repetição de negócios. Eles são um pouco mais difíceis de controlar, principalmente porque você deve prestar atenção a vários detalhes se quiser fazer isso manualmente. Veja como calcular cada um deles. Lembre-se de que não incluímos a satisfação do cliente – confira nossos artigos sobre como melhorá-la para obter mais dicas.

Verificação Média

O cheque médio é o valor total gasto por um cliente em sua refeição, incluindo alimentos, bebidas e impostos. Para calcular o cheque médio, você precisa somar o total de vendas de um período específico e dividir pelo número de clientes atendidos nesse período.

• Cheque médio: se o seu restaurante tivesse vendas totais de US$ 10.000 em um mês e atendesse 1.000 clientes, seu cheque médio seria de US$ 10.

Taxa de rotatividade de mesa

A taxa de rotatividade de mesas é o número de vezes que uma mesa é utilizada para acomodar clientes em um determinado período. Para calcular a taxa de rotatividade de mesas, você precisa dividir o número total de clientes atendidos pelo número total de mesas do seu restaurante.

• Se o seu restaurante tiver 100 mesas e atender 1.000 clientes por mês, sua taxa de rotatividade de mesas seria de 10 vezes por dia.

Taxa de retenção de clientes

A taxa de retenção de clientes é a porcentagem de clientes que retornam ao seu restaurante após a primeira visita. Para calcular a taxa de retenção de clientes, você precisa dividir o número de clientes que retornam pelo número total de clientes que visitaram seu restaurante em um determinado período.

• Taxa de retenção de clientes: se o seu restaurante tivesse 100 clientes em um mês e 50 desses clientes retornassem, sua taxa de retenção de clientes seria de 50%.

Taxa de repetição de negócios

A taxa de repetição de negócios é a porcentagem de clientes que visitam seu restaurante mais de uma vez. Para calcular a taxa de repetição de negócios, você precisa dividir o número de clientes que visitam seu restaurante mais de uma vez pelo número total de clientes que visitaram seu restaurante em um período específico.

• Taxa de repetição de negócios: se o seu restaurante tivesse 100 clientes em um mês e 30 desses clientes o visitassem mais de uma vez, sua taxa de repetição de negócios seria de 30%.

Analisando Dados de Custo

Analisar os custos, vendas e lucros do seu restaurante é vital para mantê-lo funcionando sem problemas. É difícil ter uma estratégia de gestão perfeitamente consistente num restaurante – a indústria alimentar é incrivelmente complexa e competitiva. Em vez disso, estar informado sobre tudo o que acontece no seu negócio e estar pronto para responder de acordo às mudanças e tendências deve ser o seu objetivo. Como você pode fazer isso? Principalmente, você deve fazer o seguinte:

• Analise os dados de custos regularmente
• Tente identificar tendências de custos flutuantes e áreas de melhoria
• E use dados para tomar decisões informadas sobre preços de menu, pessoal e outras decisões operacionais

Abaixo estão algumas dicas básicas que você pode seguir.

Mantenha uma planilha com todos os custos organizados por categoria

Mesmo que você não tenha muita experiência com contabilidade, ter conhecimentos básicos de planilhas é vital para qualquer gestor interessado em acompanhar os custos do restaurante. Infelizmente, é a maneira mais fácil de identificar problemas que possam estar acontecendo no restaurante. Não é tecnicamente difícil, apenas um pouco complexo e intimidante se você não está acostumado a olhar planilhas com vários itens. Aqui estão algumas recomendações para tornar isso mais fácil:

• Aprenda a criar gráficos para visualizar dados com mais facilidade
• Crie alguns modelos de planilhas que você possa preencher com todas as despesas assim que surgirem
• Mantenha um diário com todas as despesas ou dívidas do restaurante e crie o hábito de preencher a planilha com isso

Isso tornará muito mais fácil a visualização dos dados e o controle das despesas, o que lhe dará alguma previsibilidade (só um pouquinho!) na gestão do restaurante. Também pode permitir que você reconheça problemas como roubo ou ineficiências no gerenciamento de estoque.

Crie planos com antecedência para situações específicas

Gerir um restaurante de forma eficaz exige esforço e preparação, por isso é vital planear e criar sistemas para situações específicas. Isto é especialmente útil quando você está tentando acompanhar as tendências e adaptar o restaurante a elas de forma eficaz e dentro do prazo. Por exemplo, você pode notar que as vendas do restaurante estão diminuindo devido a um problema ou situação específica – como mau tempo. Se for esse o caso, você pode preparar o restaurante reduzindo escalas de pessoal, diminuindo pedidos de abastecimento, entre outras coisas. Em alguns casos, pode ser mais sustentável fechar completamente o restaurante por alguns dias. Estar preparado para agir nessas situações é fundamental para ter um restaurante lucrativo em todos os momentos – ou pelo menos para mantê-lo dentro dos seus objetivos de lucro ou orçamento.

Estratégias para redução de custos

Em nosso blog compartilhamos diversos artigos de alta relevância para redução de custos no seu negócio. Confira abaixo:

• Redução de custos para restaurantes
• 5 dicas para otimizar lucros
• Administração de restaurantes
• Vendas sugestivas em restaurantes
• Aproveitando ao máximo o estoque do seu restaurante

Ferramentas para gerenciamento de custos

Embora existam inúmeras ferramentas de gestão de custos disponíveis, pensamos que apenas três são essenciais para qualquer pessoa gerir eficazmente uma empresa alimentar:

• Sistema de gestão de restaurantes : um aplicativo como o Waiterio pode fornecer relatórios de vendas altamente detalhados, necessários para a tomada de decisões de gestão.
• Sistema de gestão de mão de obra : São muito eficazes para otimizar horários e necessidades de pessoal para dias específicos, entre outras coisas.
• Softwares de planilhas como Planilhas Google ou Excel : são extremamente úteis para visualizar dados e usar como painel para decisões de gerenciamento. Eles também são compatíveis com sistemas POS de restaurantes – os relatórios podem ser exportados neste formato para facilitar o fluxo de trabalho.

Considerando que são vitais para recolher informação específica sobre o desempenho económico do restaurante, o papel mais essencial é o do gestor . Com um excelente gerente à frente, um restaurante pode funcionar bem mesmo sem algumas dessas ferramentas. É claro que eles facilitam vários processos, portanto usá-los pode simplificar a carga de trabalho. Embora você possa usar muitos aplicativos diferentes para gerenciar relacionamentos com fornecedores e gerenciamento de estoque, entre outros processos comuns em restaurantes, nossa experiência mostra que gerenciá-los manualmente é mais eficaz para evitar problemas. É claro que isto só é viável em restaurantes de pequena e média dimensão – restaurantes maiores e cadeias de restaurantes podem beneficiar muito mais de outros sistemas e software de automação.

Atenção aos detalhes é fundamental na gestão de restaurantes

O trabalho de um gerente de restaurante pode ser muito complexo, mas também pode ser simplificado com as ferramentas e práticas certas. Se você é um novo gerente ou proprietário de um restaurante, lembre-se de que a atenção aos detalhes pode evitar que seu restaurante desperdice dinheiro. Mesmo que uma compra ou pagamento extra de fornecedor pareça pequeno, isso pode deixar seu restaurante em números vermelhos porque cada centavo soma no final do mês. Você está acompanhando de perto o desempenho econômico do seu restaurante? É melhor você estar!