Análisis de costos de restaurantes: controla los gastos para mejorar tus ganancias

Los restaurantes tienen numerosos costos que los propietarios o gerentes deben controlar para mantenerlos rentables y, en última instancia, abiertos y operativos. Dependiendo del tamaño del restaurante, tales costos pueden volverse lo suficientemente complejos como para hacer que la vida del mejor gerente sea una pesadilla viviente. En este artículo, hablaremos de lo siguiente:

• Los diferentes costos de los restaurantes y cómo entender cada uno
• Métricas clave para rastrear
• Cómo analizar los datos de costos
• Cómo realizar un seguimiento de cada centavo con herramientas de administración de costos
• Varias estrategias que puede usar para reducir costos y mejorar los resultados de su restaurante

No importa cuán simple o complejo sea tu negocio, siempre hay espacio para mejorar cuando se trata de la eficiencia de la administración de costos y ganancias. Este artículo es la guía definitiva para ayudarte a mejorar los resultados de tu restaurante analizando en profundidad sus costos operativos. ¡Vamos a empezar!

Tipos de costos de restaurantes

Cuando echas un vistazo por primera vez a los costos de un restaurante, notarás que hay varios artículos más de los que se ven a simple vista. Aquí hay una lista simplificada de todos los costos principales de un restaurante:

• Costos de alimentos y bebidas: este es el gasto más grande para la mayoría de los restaurantes e incluye el costo de los ingredientes, productos, carne, mariscos, lácteos y alcohol.
• Costos laborales: esto incluye el costo de los sueldos, salarios y beneficios de todos los empleados, incluidos los cocineros, meseros, cantineros y gerentes.
• Costos generales: esto incluye el costo del alquiler, los servicios públicos, los seguros, marketing y otros gastos que no están directamente relacionados con la comida o la mano de obra.

Como gerente de un restaurante, debes realizar un seguimiento de todos estos gastos, así como de tus ventas y márgenes de ganancia para comprender cómo le está yendo económicamente a tu restaurante. Además, comprender cada uno de estos costos es vital para optimizarlos y reducirlos sin afectar la calidad del servicio que brindas; debes saber dónde reducir los costos. Finalmente, aunque es una lista bastante pequeña, también debes considerar que todas estas categorías tienen numerosas subcategorías, que también debes conocer para comprender el panorama completo. Los nuevos propietarios o gerentes inexpertos a menudo echan un vistazo a los costos principales, mientras dejan que los más pequeños se acumulen en un segundo plano y pasen desapercibidos hasta que tengan consecuencias catastróficas.

Métricas clave para rastrear

Aunque no te desanimamos a comprender y realizar un seguimiento de cada uno de los elementos anteriores, hay un par de métricas que debes vigilar porque tienen el mayor impacto en un negocio de alimentos. Hemos hablado de cómo calcular el costo de los alimentos en profundidad antes, así que no lo mencionaremos aquí. Los otros que debes seguir son los siguientes.

1. Costo principal, porcentajes de costo principal y cómo calcularlos

El costo principal se refiere a los dos gastos más grandes en un restaurante, que generalmente son los costos de alimentos y los costos de mano de obra. Estos son los principales costes en la mayoría de los negocios de alimentación y suelen suponer entre el 50% y el 60% de los costes del restaurante. Este porcentaje se denomina relación de costo preferencial y es un método que se usa para hacer un seguimiento de los costos del restaurante en comparación con las ganancias. Aquí está la fórmula para calcular los costos principales en un restaurante:

Costos primos = costos de alimentos y bebidas + costos laborales

• Costos de alimentos y bebidas: esto incluye el costo de los ingredientes, productos, carne, mariscos, lácteos y alcohol.
• Costos laborales: esto incluye el costo de los sueldos, salarios y beneficios de todos los empleados, incluidos los cocineros, meseros, cantineros y gerentes.

Aquí hay un ejemplo:

• Costos de alimentos y bebidas: $ 100,000
• Costos de mano de obra: $50,000
• Costos primos: 100 000 + 50 000 = 150 000

Ahora, aquí está la fórmula para calcular el porcentaje de costo preferencial:

Porcentaje de costo preferencial = ((costos de alimentos y bebidas + costos de mano de obra) / ventas totales)*100

Aquí hay un ejemplo:

• Costos principales: $ 150,000
• Ventas totales: $200,000
• Porcentaje de costo principal: (150,000 / 200,000) * 100 = 75%

En este ejemplo, el porcentaje de costo preferencial del restaurante es 75%. Esto significa que por cada $100 en ventas, el restaurante gasta $75 en comida y mano de obra. Este no es un buen número, y el porcentaje de costo preferencial debe ser del 60% o menos. Si el porcentaje de costo principal es demasiado alto, significa que el restaurante no está obteniendo ganancias y debe analizar los costos de alimentos y mano de obra para reducirlo.

2. Porcentaje de costo de mano de obra y cómo calcularlo

No hay duda de que la mano de obra es uno de los mayores costos en un restaurante. Un restaurante necesita cocineros, meseros, personal administrativo y muchos otros miembros para funcionar correctamente. Un buen personal es clave para tener un restaurante rentable porque sin ellos no se produciría nada. Echar un vistazo al porcentaje de costo de mano de obra de tu restaurante y hacer cambios hacia la eficiencia sin interrumpir la calidad de tu personal es vital. Estos son los pasos que debes seguir para calcular la mano de obra en tu restaurante:

1. Utiliza el sistema de punto de venta de tu restaurante para obtener un informe detallado de las ventas del mes y calcular el importe total.
2. Reúne toda la información sobre el pago de cada miembro del personal, horas extras y otro dinero que pagó a tu personal. Nuevamente, calcula la cantidad total.
3. Calcula el porcentaje de tu costo laboral dividiendo tus costos laborales totales por tus ventas totales y multiplicando por 100.

Aquí hay un ejemplo rápido:

• Costos laborales totales: $50,000
• Ventas totales: $100,000
• Porcentaje de costo de mano de obra: (50,000 / 100,000) * 100 = 50%

Tenga en cuenta que este es un ejemplo muy simplificado. Si tu restaurante gasta el 50 % de las ventas en mano de obra, probablemente esté perdiendo dinero porque este cálculo no tiene en cuenta otros factores importantes en términos de costos, como la comida o los gastos generales.

¿Cómo saber si debes mejorar los costos laborales de tu restaurante?

Esto es algo que debe analizarse caso por caso porque la cantidad de costos de mano de obra que afectan el resultado final de tu restaurante depende del resto de tus costos. Por ejemplo, si gastas el 50 % de tus ventas en mano de obra, pero el resto de los gastos de tu restaurante ascienden al 20 %, el 30 % restante sigue siendo un porcentaje de beneficio viable. Por supuesto, esto no es algo particularmente común en los restaurantes. Por lo general, el costo de mano de obra de un restaurante está entre el 30% y el 40%. Para saber si debe mejorar los costos de mano de obra de tu restaurante, debes observar cómo se está desempeñando tu restaurante en términos de ganancias, cuánto son tus costos de mano de obra en relación con las ganancias, las ventas y otros costos y, finalmente, si hay espacio para mejorar en términos de eficiencia. Aquí hay algunos consejos dependiendo de la situación de tu restaurante:

• Si tu restaurante tiene varios camareros que no hacen nada durante las horas punta porque no son necesarios, entonces probablemente puedas dejarlos ir y reducir tus costos de mano de obra.
• Si tu restaurante está particularmente inactivo durante días específicos de la semana, puedes cerrarlo por el día o ajustar el horario de tu personal para reducir las horas de trabajo.
• Automatiza tareas específicas. Por ejemplo, con Waiterio, puedes reducir considerablemente tu personal de espera. Los clientes pueden usar sus teléfonos inteligentes y escanear un código QR en las mesas para enviar sus pedidos directamente desde su menú en línea a la cocina.
• Optimiza la cocina y los procesos de tu restaurante para reducir el personal administrativo.

Consulta los siguientes artículos para obtener más información sobre cómo optimizar tu personal:

• Cómo contratar y mantener un buen personal de frente 
• Cómo contratar y mantener el personal de cocina
• Una guía comprensiva de gestión de personal

3. Márgenes de beneficio

Los márgenes de ganancia y las ventas varían mucho para los restaurantes según diferentes factores, como el tipo de restaurante, el concepto, las tendencias de costos y los costos de mano de obra, entre otros. Como gerente o propietario de un restaurante, no puedes esperar que los márgenes de ganancia sean estables independientemente de tu experiencia en la industria. En su lugar, debes tener márgenes de beneficio objetivos, que es un método de gestión mucho más realista. Los restaurantes pueden perder dinero o solo cubrir los costos operativos durante un mes y aumentar mucho las ganancias netas al siguiente.

Antes de calcular los márgenes de ganancia, primero comprendamos los diferentes tipos de etapas de ganancias que puedes calcular en un restaurante:

• Ganancia bruta: Este es el número que resulta de restar el costo de los bienes vendidos de las ventas totales del restaurante.
• Beneficio operativo: Es el número que resulta de restar el total de gastos operativos de tu restaurante a tu beneficio bruto.
• Utilidad neta: Este es el total que queda de restar la utilidad operativa de los impuestos y los gastos por intereses.

Para simplificar las cosas, como gerente de un restaurante, siempre debes conocer tu margen de beneficio bruto y tu margen de beneficio neto. Para calcular el margen de beneficio bruto, simplemente utiliza la siguiente fórmula:

Margen de beneficio bruto: (costo de comidas y bebidas / ventas totales) * 100

Aquí hay un ejemplo:

• Costo de comidas y bebidas= $ 50,000
• Ventas totales = $100,000
• Margen de beneficio bruto: (50.000 / 100.000) * 100 = 50%

Ahora, para el margen de utilidad neta, debes aplicar la siguiente fórmula:

Margen de utilidad neta = ventas totales - costo de comidas y bebidas - gastos operativos - impuestos

Aquí hay un ejemplo:

• Ventas totales = $100,000
• Costo de comidas y bebidas= $ 50,000
• Gastos operativos = $30,000
• Impuestos (expresados como un número) = $10,000
• Margen de beneficio neto = 100 000 - 50 000 - 30 000 - 10.000 = $10 000

En este ejemplo, los $10,000 resultantes son el 10% de la ganancia del dueño del restaurante. Tenga en cuenta que esto se expresa como un porcentaje: la cantidad total en moneda puede variar mucho. Además, el margen de beneficio del 10% no es una regla, tu restaurante puede tener un margen de beneficio mayor o menor. En última instancia, mejorar este margen depende de tu satisfacción con el número final como propietario. Todos los consejos que hemos compartido hasta ahora pueden ayudarte a mejorar tus márgenes de beneficio neto. Además, echa un vistazo a nuestro artículo sobre márgenes de beneficio del restaurante para ampliar esta información.

4. Otras métricas importantes

Otras métricas más pequeñas pero importantes para realizar un seguimiento son el cheque o la factura promedio, las tasas de rotación de la mesa, la satisfacción del cliente (que es un poco más subjetiva), las tasas de retención de clientes y las tasas de negocios repetidos. Estos son un poco más difíciles de seguir, principalmente porque debes prestar atención a varios detalles si deseas hacerlo manualmente. Aquí se explica cómo calcular cada uno de ellos. Ten en cuenta que no estamos incluyendo la satisfacción del cliente: consulta nuestros artículos sobre cómo mejorarla para obtener más consejos.

Cheque promedio

El cheque promedio es la cantidad total de dinero gastada por un cliente en su comida, incluidos alimentos, bebidas e impuestos. Para calcular el cheque promedio, debes sumar las ventas totales de un período específico y dividirlo por la cantidad de clientes atendidos durante ese período.

Por ejemplo:

• Si tu restaurante tuvo ventas totales de $10,000 en un mes y atendió a 1,000 clientes, tu cheque promedio sería de $10.

Tasa de rotación de la mesa

La tasa de rotación de la mesa es el número de veces que se utiliza una mesa para sentar a los clientes en un período determinado. Para calcular la tasa de rotación de mesas, debes dividir la cantidad total de clientes atendidos por la cantidad total de mesas en tu restaurante.

Por ejemplo:

• Si tu restaurante tiene 100 mesas y atiende a 1000 clientes en un mes, tu tasa de rotación de mesas sería de 10 veces por día.

Tasa de retención de clientes

La tasa de retención de clientes es el porcentaje de clientes que vuelven a tu restaurante después de su primera visita. Para calcular la tasa de retención de clientes, debes dividir la cantidad de clientes que regresan por la cantidad total de clientes que visitaron tu restaurante en un período específico.

Por ejemplo:

• Si tu restaurante tuvo 100 clientes en un mes y 50 de esos clientes regresaron, tu tasa de retención de clientes sería del 50%.

Tasa de clientes que vuelven

La tasa de negocios repetidos es el porcentaje de clientes que visitan tu restaurante más de una vez. Para calcular la tasa de negocios repetidos, debes dividir la cantidad de clientes que visitan tu restaurante más de una vez por la cantidad total de clientes que visitaron tu restaurante en un período específico.

Por ejemplo:

• Si tu restaurante tuvo 100 clientes en un mes y 30 de esos clientes visitan tu restaurante más de una vez, tu tasa de negocios repetidos sería del 30%.

Al realizar un seguimiento de estas métricas, puedes obtener una mejor comprensión del rendimiento de tu restaurante y tomar decisiones informadas para mejorarlo.

Análisis de datos de costos

Analizar los costos, las ventas y las ganancias de tu restaurante es vital para que tu restaurante funcione sin problemas. Es difícil tener una estrategia de gestión perfectamente coherente en un restaurante: la industria alimentaria es increíblemente compleja y competitiva. En cambio, tu objetivo debe ser estar informado de todo lo que sucede en tu negocio y estar listo para responder de acuerdo a los cambios y tendencias. ¿Cómo puedes hacer esto? Sobre todo, tienes que hacer las siguientes cosas:

• Analiza los datos de costos regularmente.
• Prueba e identifica las tendencias de costos fluctuantes y las áreas de mejora.
• Usa los datos para tomar decisiones informadas sobre los precios del menú, la dotación de personal y otras decisiones operativas.

A continuación se presentan algunos consejos básicos que puedes seguir

Mantén una hoja de cálculo con todos los costos organizados por categoría

Incluso si no tienes mucha experiencia en contabilidad, tener conocimientos básicos de hojas de cálculo es vital para cualquier gerente interesado en mantenerse al día con los costos de un restaurante. Desafortunadamente, es la forma más fácil de identificar problemas que podrían estar ocurriendo en el restaurante. No es técnicamente difícil, solo un poco complejo e intimidante si no estás acostumbrado a mirar hojas de cálculo con numerosos elementos. Aquí hay algunas recomendaciones para que sea más fácil:

• Aprende a crear gráficos para visualizar datos más fácilmente.
• Crea un par de plantillas de hojas de cálculo que puedas completar con cada gasto tan pronto como surja.
• Lleva un diario con todos los gastos o deudas del restaurante y desarrolla el hábito de llenar la hoja de cálculo con ellos.

Esto hará que la visualización de datos y el seguimiento de los gastos sean mucho más fáciles, lo que te dará cierta previsibilidad (¡solo un poco!) mientras administras el restaurante. También puede permitirte reconocer problemas como robos o ineficiencias en la gestión de inventario.

Crea planes con anticipación para situaciones específicas

Administrar un restaurante de manera efectiva requiere esfuerzo y preparación, por lo que es vital planificar y crear sistemas para situaciones específicas. Esto es especialmente útil cuando intentas mantenerte al día con las tendencias y adaptar el restaurante a ellas de manera efectiva y puntual. Por ejemplo, puedes notar que las ventas del restaurante están disminuyendo debido a un problema o situación específica, como el mal tiempo. Si ese es el caso, puedes preparar el restaurante reduciendo los horarios del personal, reduciendo los pedidos de suministros, entre otras cosas. En algunos casos, puede ser más sostenible cerrar completamente el restaurante durante unos días. Estar preparado para actuar en esas situaciones es clave para tener un restaurante rentable en todo momento, o al menos para mantenerlo dentro de tus objetivos de rentabilidad o presupuesto.

Estrategias para la reducción de costos

En nuestro blog, hemos compartido varios artículos que son muy relevantes para la reducción de costos en tu negocio. Échales un vistazo a continuación:

• Reducción de costos para restaurantes
• 5 consejos para optimizar las ganancias
• Administración de restaurantes
• Venta sugestiva en restaurantes
• Aprovechar al máximo el inventario de tu restaurante

Herramientas para la gestión de costos

Si bien existen numerosas herramientas de administración de costos disponibles, creemos que solo tres son esenciales para que cualquier persona administre un negocio de alimentos de manera efectiva:

• Sistema de gestión de restaurantes: Una aplicación como Waiterio puede brindarte informes de ventas muy detallados, que son necesarios para tomar decisiones de gestión.
• Sistema de gestión de personal: Son muy efectivos para optimizar horarios y necesidades de personal para días específicos, entre otras cosas.
• Software de hoja de cálculo como Google Sheets o Excel: Son increíblemente útiles para visualizar datos y utilizarlos como panel de control para las decisiones de gestión. También son compatibles con los sistemas POS de restaurantes: los informes se pueden exportar en este formato para facilitar mucho el flujo de trabajo.

Considerando que son vitales para recopilar información específica sobre el desempeño económico del restaurante, el papel más esencial es el del gerente. Con un excelente gerente a la cabeza, un restaurante puede funcionar bien incluso sin algunas de estas herramientas. Sin embargo, facilitan varios procesos, por lo que usarlos puede simplificar mucho la carga de trabajo. Aunque hay muchas aplicaciones diferentes que puedes usar para administrar cosas como las relaciones con los proveedores y la administración de inventario, entre otros procesos comunes de los restaurantes, según nuestra experiencia, administrarlos manualmente es más efectivo para evitar problemas. Por supuesto, esto solo es viable en restaurantes pequeños y medianos: los restaurantes más grandes y las cadenas de restaurantes pueden beneficiarse mucho más de otros sistemas y software de automatización.

La atención al detalle es clave en la gestión de restaurantes

El trabajo de un gerente de restaurante puede ser muy complejo, pero también puede simplificarse mucho con las herramientas y prácticas adecuadas. Si eres un nuevo gerente o propietario de un restaurante, ten en cuenta que la atención a los detalles puede evitar que tu restaurante desperdicie dinero. Incluso si una compra o un pago adicional al proveedor parece pequeño, puede dejar a tu restaurante en números rojos porque cada centavo se acumula al final del mes. ¿Estás siguiendo de cerca el desempeño económico de tu restaurante? ¡Más te vale!