Cómo gestionar las reparaciones y el mantenimiento en tu restaurante

El mantenimiento y las reparaciones son típicos en la industria de los restaurantes debido al uso intensivo de herramientas y equipos en la cocina. Esta es un área de los negocios de comida que fácilmente se gestiona mal. En este artículo, cubriremos los siguientes temas:

• La importancia de gestionar las reparaciones y el mantenimiento en tu restaurante
• Pasos detallados sobre cómo manejar esta área de tu restaurante
• Cómo mejorar la formación del personal y optimizar el flujo de trabajo para reducir la incidencia de reparaciones y mantenimiento

Te sorprendería saber la cantidad de propietarios y gerentes de restaurantes que no prestan tanta atención a los detalles como deberían en esta área. Cuando termines de leer este artículo, estarás preparado para crear una evaluación actual completa de tu equipo, crear un presupuesto y un cronograma de mantenimiento y reparaciones, e implementar una lista de las mejores prácticas que tu personal puede seguir para mantener el equipo en óptimas condiciones. ¡Comencemos!

La importancia de gestionar las reparaciones y el mantenimiento en un restaurante

Gestionar las reparaciones es obvio por numerosas razones: tu restaurante no funcionará si las herramientas y equipos más importantes necesarios para el servicio están dañados. Sin embargo, el mantenimiento generalmente se descuida o solo se realiza cuando lo requieren leyes y regulaciones. Si ese es el caso de tu restaurante, ¡debes saber que tu negocio está en peligro! El mantenimiento es una medida preventiva que aumenta tu control sobre las herramientas y equipos y su usabilidad general. Puedes ahorrar dinero utilizando herramientas y capacitación adecuadas de limpieza y mantenimiento. Eso también te brinda la ventaja de conocer el estado actual de tu equipo, lo que te prepara para comprar equipos nuevos sin obstaculizar el negocio. Finalmente, las prácticas de reparación y mantenimiento son cruciales para la eficiencia, la seguridad y la satisfacción del cliente de los restaurantes; después de todo, las herramientas son necesarias para toda la producción.

Ventajas de mantener y reparar tu equipo

Estas son algunas de las ventajas de gestionar las reparaciones y el mantenimiento en tu restaurante:

• Reducción del tiempo de inactividad y minimización de fallas en los equipos. Si sabes que un equipo necesita mantenimiento, puedes hacerlo antes de que sea demasiado tarde. Además, si lo haces una vez, estarás preparado para hacerlo aún más rápido.
• Mayor seguridad para empleados y clientes. La mayoría de los equipos dentro de la cocina de un restaurante pueden ser peligrosos para el personal que los utiliza. Además, algunos equipos, como las tablas de cortar, deben reemplazarse con frecuencia para evitar la contaminación cruzada y otros peligros que afecten a los clientes.
• Vida útil extendida del equipo y costos de reemplazo reducidos. En el caso de varias herramientas, es mucho más económico sustituirlas que arreglarlas. Sin embargo, con un mantenimiento adecuado, no llegarás al punto de tener que reemplazarlos en primer lugar. Además, el mantenimiento es mucho más económico que reemplazarlos por completo.
• Mejora de la eficiencia operativa y la productividad.
• Mayor satisfacción del cliente y experiencias gastronómicas positivas. 

Desventajas de no mantener ni reparar tu equipo

Y estas son las desventajas de descuidar tu equipo:

• Mayor riesgo de averías de los equipos y reparaciones costosas. Si no mantienes tu equipo, es más probable que falle, cause accidentes y más.
• Posibles violaciones al código de salud y multas. Mantener tu restaurante actualizado con las regulaciones y códigos locales es vital para su funcionamiento. No cumplir con los requisitos puede suponer que tu restaurante sea multado o, en los casos más extremos, cerrado.
• Riesgos para la seguridad de empleados y clientes. Además de las costosas reparaciones, los equipos rotos pueden causar otros problemas, como daños a otros equipos o pérdidas de inventario, lo que puede provocar intoxicación alimentaria.
• Daño a la reputación de la marca y la fidelidad del cliente. Los clientes no querrán volver a un restaurante donde el equipo está en mal estado.
• Aumento de los costos laborales debido a tiempos de inactividad no planificados. Cuando el equipo no funciona, los empleados no pueden trabajar. Esto puede provocar una disminución de la productividad y un aumento de los costos laborales.

En resumen, si no le haces mantenimiento al equipo de tu restaurante fuera de lo requerido por la ley, estás poniendo en peligro inmensamente tu negocio.

Cómo gestionar el mantenimiento y las reparaciones de tu restaurante

Ahora comencemos con la mejor parte de esta guía: el cómo. En esta sección, cubriremos cada paso que debes seguir para comenzar desde cero con el mantenimiento y las reparaciones de tu restaurante. Esto es perfecto para los nuevos propietarios de restaurantes que no han implementado estas prácticas, así como para aquellos que llevan un tiempo dirigiendo un restaurante sin ellas. Ten en cuenta que, en algunos casos, puede ser demasiado tarde para empezar a aplicar esta estrategia de mantenimiento, pero es muy probable que tu restaurante te lo informe con antelación, es decir, fallando y cerrando. Si estás aquí, ¡no es demasiado tarde!

1. Evalúa la situación actual de mantenimiento de tu restaurante

Aquí tienes una guía paso a paso para evaluar el estado actual del equipo de tu restaurante:

1.1 Recopila información

El primer paso es conocer el equipo que utilizas actualmente. También es una buena práctica recopilar información sobre equipos fuera de la cocina (por ejemplo, barras y parrillas al aire libre) y otros equipos no directamente relacionados con el servicio (acondicionadores de aire en espacios de oficina). A continuación se ofrecen algunos consejos que pueden ayudarte a recopilar información y organizarla:

• Hacer una lista: Comienza por crear una lista exhaustiva de todos tus equipos de cocina del restaurante, incluidos los electrodomésticos grandes (hornos, refrigeradores y lavavajillas), electrodomésticos más pequeños (licuadoras, cafeteras y tostadoras) y cualquier equipo especializado (procesadores de alimentos, rebanadoras y picadoras de carne).
• Revisar manuales: Encuentra los manuales de usuario de cada equipo. Estos contendrán información importante sobre programas de mantenimiento, consejos para la resolución de problemas y precauciones de seguridad.
• Verifique el estado de la garantía: Anota el estado de la garantía de cada artículo. Esto te ayudará a determinar si las reparaciones están cubiertas o si es necesario presupuestarlas.

Esta información será útil a la hora de iniciar un programa y un presupuesto de reparación y mantenimiento más adelante. También puedes vincular toda la información con sitios web útiles de fabricantes y reseñas, que pueden ayudarte a buscar piezas de repuesto e incluso técnicos.

1.2 Realiza una inspección visual

Una inspección visual es vital para saber más sobre el estado actual de tu equipo. Te recomendamos encarecidamente que tomes tantas notas como sea posible y las organices junto con los aspectos mencionados anteriormente. A continuación se ofrecen algunos consejos sobre qué tener en cuenta durante tu inspección:

• Busca desgaste: Preste atención a cualquier signo visible de daño, como abolladuras, grietas, óxido o piezas sueltas. Compruebe si hay sellos desgastados, cables deshilachados y botones o perillas rotos.
• Limpieza: Evaluar la limpieza general de tu equipo. Busque residuos de comida, acumulación de grasa y depósitos de cal, especialmente en áreas de difícil acceso. Esto puede ayudarte a comprender el uso y cómo organizar los programas de limpieza y mantenimiento de manera eficiente para ese equipo específico.
• Fugas: Verifique si hay fugas, goteos o condensación alrededor de los grifos, mangueras y conexiones. Esto es útil para conocer los puntos débiles que puede tener cada equipo, ya que son las áreas que causarán la mayor cantidad de reparaciones y problemas.

Aprovecha esta oportunidad para familiarizarte con el equipo. Puedes maximizar tu aprendizaje sobre equipos específicos leyendo el manual mientras lo inspeccionas visualmente. Sin embargo, no cometas el error de suponer que debes empezar a limpiar de inmediato. Las manos no entrenadas pueden ser más dañinas que útiles, especialmente cuando se trata de equipos de cocina delicados.

1.3 Prueba la funcionalidad

Puedes encargarte de este paso junto con la inspección visual. Esto es lo que debes hacer y estar atento a:

• Enciende cada uno de tus equipos y prueba sus funciones básicas. Intenta identificar ruidos, vibraciones o cambios de temperatura inusuales.
• En el caso de hornos, refrigeradores y congeladores, verifica si mantienen las temperaturas correctas. Utiliza un termómetro independiente para verificar.
• Para lavavajillas y otros equipos que utilizan agua, verifica la presión y el flujo del agua. Además, revisa otros equipos relacionados, como trampas de grasa.

Otra buena práctica a tener en cuenta en este paso y en los anteriores es preguntar a tu personal sobre su experiencia en el uso de los equipos y herramientas. Eso puede brindarte una excelente visión de cómo funcionan diariamente, cuándo y si comienzan a fallar, y si son un cuello de botella para la producción, entre otras cosas.

1.4 Presta atención a lo siguiente

Aquí hay algunas cosas que puedes pasar por alto durante este proceso:

• Características de seguridad: Asegúrate de que todas las funciones de seguridad funcionen correctamente, como cerraduras de puertas, válvulas de alivio de presión y mecanismos de cierre automático. Esto puede ayudarte a detectar problemas como sistemas de seguridad defectuosos, que pueden ser catastróficos para tu restaurante si no funcionan correctamente.
• Higiene: Para los equipos que entran en contacto con alimentos, presta mucha atención a la limpieza y el saneamiento. Busca grietas o hendiduras que puedan albergar bacterias. También será de gran utilidad revisar la limpieza de tu personal y cómo mantienen sus superficies y áreas de trabajo.
• Eficiencia energética: Busca signos de desperdicio de energía, como calor excesivo que irradian los electrodomésticos o tiempos de enfriamiento prolongados. Considera actualizar a modelos energéticamente eficientes si necesario. Esto puede ahorrarte cientos de dólares en tu factura de electricidad.

A medida que evalúes cada pieza del equipo, anota tus observaciones y cualquier problema potencial. Esto te ayudará a priorizar las reparaciones y programar las tareas de mantenimiento. Para cualquier daño visible o piezas que funcionen mal, toma fotografías como documentación. Esto será útil cuando se comuniques con los fabricantes o los técnicos de reparación.

2. Pasos para crear un programa de mantenimiento

Ahora que tienes toda la información necesaria, es hora de crear un programa de mantenimiento. Los programas de mantenimiento son muy útiles: no se pueden simplemente tener en cuenta todos esos detalles, especialmente porque no todos los equipos necesitan mantenimiento al mismo tiempo. Limitar los esfuerzos de mantenimiento a los momentos en que son estrictamente necesarios también es una buena práctica para obtener todos los beneficios sin bajar demasiado las ganancias de tu restaurante. Ahora, echemos un vistazo a cómo crear un horario.

1. Identificar los requisitos de mantenimiento para cada pieza de equipo

El primer paso es prácticamente el mismo que los pasos anteriores: debes comprender cada equipo y sus necesidades. Aquí están algunos ejemplos:

• Hornos a gas: Verifica si hay fugas en las líneas y conexiones de gas; limpia los puertos de los quemadores y las bandejas de goteo; reemplaza los encendedores y termostatos desgastados.
• Refrigeradores: Descongela y limpia periódicamente los serpentines y las unidades condensadoras para garantizar una refrigeración eficiente. Reemplaza los sellos de las puertas desgastados o dañados para evitar que se escape el aire frío y se echen a perder los alimentos y asegúrate de que mantengan la temperatura adecuada.
• Lavaplatos: Limpia y reemplaza periódicamente los filtros y brazos rociadores del lavavajillas para evitar obstrucciones y garantizar una limpieza adecuada. Asegúrate de que el lavavajillas tenga la presión de agua adecuada y verifica los niveles del dispensador de detergente y enjuague. Utiliza una solución desinfectante para desinfectar el interior del lavavajillas y prevenir el crecimiento de bacterias.

Haga esto para todos los equipos que desees considerar.

2. Desarrollar un programa de mantenimiento detallado

Ahora es el momento de desarrollar tu programa de mantenimiento. Todos los procedimientos de mantenimiento y limpieza necesarios deben realizarse periódicamente y con diferente regularidad. Por ejemplo, puedes limpiar hornos de gas y reparar problemas menores todos los meses, pero debes limpiar a fondo los lavavajillas al menos dos o tres veces por semana. Esto significa que podrás programar el mantenimiento del equipo con días, semanas o meses de diferencia, lo que lo hará mucho más manejable. Aquí hay otras consideraciones a tener en cuenta al crear el cronograma:

Frecuencia de la limpieza y mantenimiento:

• Semanalmente: Limpia hornos y parrillas, reemplace el aceite y los filtros de la freidora, desinfecte los lavavajillas y revise y limpie los serpentines del condensador de la unidad de refrigeración.
• Mensual: Limpiar y desinfectar las máquinas de hielo; revisar y reemplazar juntas y sellos en el equipo; probar y calibrar termómetros para verificar su precisión; afile las cuchillas de la licuadora y del procesador de alimentos.
• Trimestral: Programe mantenimiento profesional para hornos, refrigeradores, lavavajillas y otros equipos complejos. Limpiar y desinfectar profundamente los sistemas de ventilación y campanas extractoras.
• Anualmente: Inspeccione todo el equipo en busca de desgaste importante y actualice o reemplace los modelos obsoletos o ineficientes si es necesario.

Priorización:

• Equipos críticos: Prioriza los equipos esenciales para las operaciones diarias, como refrigeradores, hornos y lavavajillas.
• Riesgos para la seguridad: Aborde de inmediato cualquier problema que represente riesgos para la seguridad, como fugas de gas, cableado defectuoso o funciones de seguridad que no funcionan correctamente.
• Eficiencia: Programe el mantenimiento de los equipos que afectan el consumo de energía, como la limpieza de los serpentines del condensador o el reemplazo de filtros desgastados, para optimizar la eficiencia.
• Carga de trabajo del personal: Distribuya las tareas de mantenimiento para evitar sobrecargar a tu personal en días específicos.

Documentación y seguimiento:

• Cree un horario maestro: Desarrolle un cuadro visual u hoja de cálculo que describa todos los equipos, sus necesidades de mantenimiento y frecuencia.
• Asignar tareas y responsabilidades: Designe quién es el responsable de cada tarea de mantenimiento.
• Finalización de la pista: Mantenga registros de las tareas de mantenimiento completadas para futuras referencias y fines de garantía.
• Revisar y adaptar: Evalúe periódicamente la efectividad de tu cronograma y ajústalo según sea necesario según el rendimiento del equipo, los patrones de uso y las limitaciones presupuestarias.

Todos estos detalles te permitirán crear un programa de limpieza y mantenimiento altamente organizado y eficaz.

3. Creación y gestión de un presupuesto de reparación, reemplazo y mantenimiento

Trabajar con tantos detalles como sea posible te brindará numerosas ventajas. Uno de los detalles que debes considerar es el presupuesto. El presupuesto, la mayoría de las veces, será el factor limitante a la hora de aplicar todo el mantenimiento, reparaciones y reemplazos. Esto es especialmente cierto si debes solucionar estos problemas lo más rápido posible; después de todo, el tiempo es dinero. Entonces, para ayudarte a evitar gastar de más en cuestiones que podrían haberse evitado, ahora tienes el cronograma anterior. Pero la segunda parte es tener un presupuesto destinado a estos gastos cuando llegue el momento.

Una buena regla general es destinar el 10% de las ganancias netas mensuales de tu restaurante al presupuesto de mantenimiento y reparación. El monto variará dependiendo de las ganancias de tu restaurante, que probablemente serán suficientes para cubrir los gastos de mantenimiento, reparación y reemplazo del equipo. Además, es una buena idea no limitar la cantidad que puede acumular el presupuesto y nunca sacar dinero de él a menos que sea estrictamente necesario. Sin embargo, se trata de medidas muy laxas que podrían no adaptarse adecuadamente a tu restaurante. A continuación se detallan los pasos que puedes seguir para crear y administrar un presupuesto para esta área de tu negocio de manera eficiente.

1. Recopila datos históricos de costos de compra, reparación y mantenimiento:

Este aspecto es simple y sólo aplicable a restaurantes que llevan un tiempo funcionando. Controlar cuánto gastas al reparar y mantener tu equipo (y todo lo que requiere, como soluciones y herramientas de limpieza) es una excelente práctica que debes aplicar. Acostúmbrate, ya que te permitirá comparar precios fácilmente y buscar oportunidades de reducción de costos. Si tu restaurante es nuevo, también puedes utilizar los datos de compra como punto de partida y recopilar el resto de la información sobre los costos de reparación, reemplazo y mantenimiento preguntando precios. Hacer esto aunque no lo necesites si el equipo es nuevo te brinda un marco de referencia útil para comparar gastos futuros.

2. Desarrollar un presupuesto integral

Después de recopilar toda la información, puedes crear un presupuesto para futuras reparaciones, costos de mantenimiento y reemplazos de equipos. A continuación se ofrecen algunos consejos que pueden ayudarte en este proceso:

1. Crea un presupuesto consistente para los gastos de mantenimiento. Esto incluye la compra de soluciones de limpieza, guantes y mascarillas, entre otras cosas. Esta será la parte más asequible de tu presupuesto, pero puede ahorrarte mucho dinero a largo plazo.
2. Crea un presupuesto para reparaciones y reemplazos rápidos. Puedes recopilar un poco más de información sobre equipos específicos para ayudarte con este paso. Por ejemplo:

• Puedes preguntarle a un técnico sobre las piezas que se reemplazan con más frecuencia de un equipo específico.
• Sume el costo de cada uno y calcule el costo promedio del reemplazo para usarlo como un presupuesto a prueba de https://upkeep.com/es/learning/prolong-restaurant-equipment/fallas.

3. Crea un presupuesto para reemplazos completos. Lo mejor que puedes hacer al respecto es calcular el coste medio del equipamiento de tu restaurante. Duplica el costo promedio y manténgalo como reserva para reemplazos de emergencia. Hacer esto además de tener seguro es una gran práctica. Le permitirá actuar lo más rápido posible antes de que se apruebe el seguro (lo que generalmente lleva tiempo), para que tu restaurante siga funcionando durante la crisis.

Capacitar al personal para reducir los costos de mantenimiento

Los restaurantes son negocios versátiles en el sentido de que, dependiendo de la participación de tu personal, la descripción del trabajo y la capacitación, pueden ayudarte a ahorrar mucho dinero, aplicando prácticas razonables, por supuesto. Puedes lograr esto en tu negocio proporcionando a tu personal las herramientas y la capacitación adecuadas para encargarse de las tareas de mantenimiento más comunes. A continuación se muestran algunos ejemplos de dichas tareas:

• Fregar y desengrasar hornos y parrillas
• Limpieza y desinfección de lavavajillas, incluidos filtros y rejillas.
• Limpiar refrigeradores y congeladores, incluidos los sellos de las puertas y los estantes.
• Afilar las cuchillas de una licuadora y un procesador de alimentos utilizando las herramientas adecuadas
• Afilar cuchillos con piedra de afilar o varilla de afilar
• Cambio de filtros de agua en refrigeradores y máquinas de hielo
• Aplicar lubricante de calidad alimentaria a las piezas móviles de equipos como cortadoras y mezcladoras.
• Engrase de bisagras y rodillos en puertas y cajones.
• Desinfección de cámaras frigoríficas y congeladores

Por supuesto, no deberían encargarse de tareas más complejas, como reparar un horno dañado o incluso reemplazar piezas de equipos, sin importar lo simple que parezca en un video de YouTube. Siempre debes tener algunos técnicos expertos en reparación rápida para las máquinas más complejas, como refrigeradores, estufas, cocinas, hornos y más. Teniendo esto en cuenta, a continuación se detallan algunos pasos que puedes seguir para optimizar el mantenimiento de tu restaurante.

1. Educar al personal sobre los procedimientos adecuados de operación y mantenimiento del equipo

Esto es algo que debes incluir en la descripción del trabajo, por lo que puedes comenzar agregándolo si aún no lo has hecho. Además, debes crear procedimientos para cada uno de los equipos de tu restaurante y agregarlos al manual de operaciones de tu restaurante. Al hacerlo, se recomienda brindar capacitación sobre las tareas diarias de limpieza, inspección y resolución de problemas y también enfatizar la importancia de informar los problemas del equipo a medida que surjan. Consulta nuestra guía sobre gestión del personal de restaurantes para saber más sobre cómo crear procesos de formación.

Aquí hay otras buenas prácticas que puedes aplicar al mismo tiempo:

• Establecer protocolos para el uso, limpieza y almacenamiento adecuados del equipo.
• Animar a los empleados a manipular el equipo con cuidado para evitar daños o desgaste prematuro.
• Integrar las tareas de mantenimiento en listas de verificación operativas de rutina.
• Reconocer y recompensar a los empleados por sus esfuerzos de mantenimiento proactivo.

Con las prácticas adecuadas de limpieza y mantenimiento, tu personal puede ayudarte a alargar la vida útil de tu equipo.

2. Monitorear el rendimiento y los patrones de uso del equipo

Finalmente, debes considerar que los restaurantes no son negocios consistentes. Algunos meses puedes tener cientos de clientes y otros solo puedes conseguir una fracción de ellos. También debes considerar eso al determinar las prácticas de mantenimiento. Limpiar y mantener las herramientas según sea necesario es una buena alternativa para largos periodos sin clientes, pero también para periodos de alta productividad para mantener la calidad de los alimentos y los procesos. Para adaptarte fácilmente a estos cambios, utiliza los siguientes consejos:

• Estandariza la limpieza y el mantenimiento. Cuanto más rápido puedas hacerlo manteniendo la eficiencia, mejor.
• Realiza un seguimiento del uso del equipo para identificar problemas potenciales y optimizar la programación de mantenimiento.
• Analiza las tendencias en el rendimiento de los equipos para identificar problemas potenciales desde el principio.
• Crea un sistema de comunicación eficiente con tu personal. Si algo sale mal, ¡no deberías ser el último en enterarte!

Adaptarse a estos cambios implica adaptarse a la naturaleza del negocio de la restauración.

Puedes convertirte en un experto en prever problemas de mantenimiento

Si eres el nuevo propietario de un restaurante, esta previsión a nivel gerencial llegará a ti eventualmente. Aun así, no estás completamente desarmado; Mientras tanto, solo necesitas reunir las herramientas adecuadas para ayudarte a administrar esta área de tu negocio.

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