ไม่รู้ว่าควรบริหารจัดการร้านอาหารอย่างไร?
การบริหารจัดการร้านอาหารให้ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญที่เจ้าของกิจการทุกคนต้องทำเพื่อให้ร้านอาหารประสบความสำเร็จ
หากยังไม่เข้าใจเรื่องการบริหารจัดการร้านอาหาร การเปิดร้านอาหารอาจจะไม่ใช่ความคิดที่ดี เปอร์เซ็นต์ความล้มเหลวจะสูงมาก อย่างไรก็ตาม ถึงการบริหารจัดการร้านอาหารจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็ไม่ได้ ยาก ขนาดนั้น หัวใจสำคัญคือระบบ
ในบทความนี้ เราจะพูดถึง:
- ความสำคัญของการบริหารจัดการร้านอาหาร
- ขั้นตอนการบริหารจัดการร้านอาหาร
- เครื่องมือบริหารจัดการร้านอาหาร
การบริหารจัดการร้านอาหารอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับเจ้าของกิจการทุกคน แต่ด้วยความรู้ มายเซ็ท และระบบที่ถูกต้อง ธุรกิจร้านอาหารจะดำเนินไปได้โดยไม่ติดขัด
มาเริ่มกันเลย!
ความสำคัญของการบริหารจัดการร้านอาหาร
การบริหารจัดการถือเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดของธุรกิจร้านอาหาร
เป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดการด้านการเงิน ด้านเศรษฐกิจ และ ด้านทรัพยากรบุคคล โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อวางเป้าหมายและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กร
เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพและการจัดระบบในองค์กร
หากร้านอาหารไม่ได้ถูกบริหารอย่างถูกต้อง เราจะเห็นผลลัพธ์ในไม่ช้า
เช่น:
- สูญเสีย ซัพพลายเออร์ เนื่องจากการชำระเงินล่าช้า
- สูญเสียพนักงานเนื่องจากการจ่ายเงินเดือนล่าช้า
- สูญเสียโอกาสในการปรับปรุงร้านอาหาร เนื่องจากขาดการเตรียมการ
- รายจ่ายมากกว่ารายรับ
- ยอดขายน้อย กำไรต่ำ
- ขาดทุนเนื่องจากการจัดการสินค้าคงคลังไม่ดี และขาดระบบที่ถูกต้อง
- มีปัญหาทางกฎหมายเนื่องจากการจัดการเรื่องภาษีไม่ดี
- และสุดท้าย ธุรกิจปิดกิจการ
การบริหารจัดการร้านอาหารเป็นสิ่งที่ท้าทาย เพราะมันมีอิทธิพลต่อส่วนอื่น ๆ ของร้านอาหาร
คุณบริหารจัดการร้านอาหารของคุณได้อย่างถูกต้องหรือไม่?
ขั้นตอนการบริหารจัดการร้านอาหาร
ต่อไปเป็นคู่มือขั้นตอนการบริหารจัดการร้านอาหารอย่างละเอียด คู่มือนี้ใช้ได้กับธุรกิจอาหารทุกประเภท— การบริหารจัดการนั้นเป็นสากล
คู่มือนี้เป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับเจ้าของร้านอาหารมือใหม่ ผู้จัดการร้านอาหารที่ไม่มีประสบการณ์ และผู้ที่สนใจในการบริหารจัดการร้านอาหาร
อย่างไรก็ตาม คู่มือนี้ไม่ได้ครอบคลุมถึงเรื่องที่มีรายละเอียดเฉพาะสำหรับแต่ละประเทศ เช่น ข้อบังคับด้านภาษี ใบอนุญาต เป็นต้น
จึงขอเน้นย้ำว่า ภาษีมีความสำคัญ อย่าละเลย เพราะมันจะเป็นประตูสู่ความล้มเหลว
หมายเหตุ: ด้านล่างเป็นคำแนะเบื้องต้น ดังนั้น ควรปรับเปลี่ยนพลิกแพลงเพื่อให้เข้ากับธุรกิจของคุณ
1. วิเคราะห์สถานการณ์ของธุรกิจ
ก่อนที่จะเริ่มบริหารจัดการธุรกิจใด ๆ สิ่งที่ต้องทำคือ วิเคราะห์สถานการณ์เกี่ยวกับสถานะทั่วไปของธุรกิจ
สิ่งสำคัญที่ควรทราบ ได้แก่:
- ปัญหาที่ร้านอาหารกำลังเผชิญ
- จุดแข็งของร้านอาหาร—ต้องรักษาไว้
- จุดอ่อนของร้านอาหาร—ต้องกำจัด
- สถานะทางการเงินของร้านอาหาร — เช่น ยอดขาย ค่าใช้จ่าย ยอดดุลปัจจุบัน ขาดทุน กำไรสุทธิ เป็นต้น
- สถานะของทรัพยากรบุคคลของร้านอาหาร
- และอื่น ๆ
ต้องทราบข้อมูลด้านบนเพื่อสร้างแผนกลยุทธ์ในการบริหารจัดการร้านอาหาร
สิ่งสำคัญคือ ต้องทำแผนให้กับส่วนที่มีปัญหามากที่สุดหรือเร่งด่วนที่สุดก่อน - ทำแผนให้กับส่วนที่สำคัญที่สุดก่อน!
ด้านล่างคือส่วนที่ต้องทำแผน โปรดศึกษาอย่างละเอียด
2. การเงินของร้านอาหาร
การบริหารจัดการด้านการเงินนั้นค่อนข้างซับซ้อนไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทใด
ตามหลักการแล้ว เราควรมีความรู้เกี่ยวกับการบริหาร การบัญชี และอื่น ๆ เพื่อดำเนินการได้อย่างถูกต้อง
การวิเคราะห์สถานการณ์จะทำให้เราทราบ:
- สถานะปัจจุบันของร้านอาหาร
- สินทรัพย์
- ยอดขายเฉลี่ยต่อเดือน
- ยอดขาดทุนเฉลี่ยต่อเดือน
- ต้นทุนในการดำเนินกิจการ — ซัพพายเออร์ เงินเดือนพนักงาน และอื่น ๆ
- ต้นทุนของอาหารแต่ละจาน
- อื่น ๆ ที่มีผลกระทบต่อการเงินของกิจการ
ควรมีทักษะในการใช้ซอฟต์แวร์ เช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets เพื่อจัดการกับข้อมูลด้านบนได้อย่างสะดวก
การบริหารจัดการด้านการเงินของร้านอาหารคือ การทำบัญชีทุกส่วนในร้านอาหาร และการจัดระเบียบข้อมูล เพื่อทราบค่าใช้จ่าย ยอดขายสุทธิ และกำไรสุทธิ ของร้านอาหาร
สิ่งเหล่านี้จะช่วยในการทำแผนเพื่อลดต้นทุน เพิ่มผลกำไร และปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานของร้านอาหาร
เราจะพูดถึงเครื่องมือช่วยจัดระเบียบด้านการเงินต่อไป
3. ตั้งเป้าหมายสำหรับร้านอาหาร
หลังจากทราบสถานะการณ์ของร้านอาหารแล้ว ควรกำหนดเป้าหมายให้กับร้านอาหาร
เทคนิคนี้ประยุกต์ใช้ได้กับทุกส่วนในการบริหารร้านอาหาร
ตัวอย่างเป้าหมาย ได้แก่
- ปรับปรุงยอดขายในบางวันของสัปดาห์
- สร้างโปรโมชั่นที่ช่วยเพิ่มความพึงพอใจและการรักษาลูกค้า
- ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานด้วยการฝึกอบรม
- ปรับปรุงการจัดการสินค้าคงคลัง
- ลดการสูญเสียในร้านอาหาร
- กำหนดเป้าหมายการขายหรือเป้าหมายกำไรเป็นรายเดือน รายไตรมาส และรายปี
สิ่งสำคัญคือ ต้องกำหนดเป้าหมายที่จับต้องได้ และกำหนดผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง เพื่อที่แผนกลยุทธ์จะช่วยร้านอาหารให้บรรลุเป้าหมายได้
ตัวอย่างของเป้าหมายที่จับต้องได้คือ การเพิ่มยอดขายของเมนูยอดนิยม 20%
ด้านล่างคือวิธีที่จะช่วยให้ร้านอาหารสามารถบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้วยการสร้างระบบ
หลังจากทำตามขั้นตอนก่อนหน้านี้แล้ว ต้องใช้กลยุทธ์ที่เฉพาะเจาะจงขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้านการเงินของร้านอาหาร
ตัวอย่างเช่น:
- ต้องทราบจำนวนเงินที่ใช้ไปกับส่วนผสมและค่าใช้จ่ายในอาหารแต่ละจาน (รวมเงินเดือน ค่าบริการ และอื่น ๆ) เพื่อคำนวณว่าการลดต้นทุนอาหารในขณะที่รักษาราคาขาย สามารถทำได้หรือไม่
- ต้องทราบจำนวนเงินที่ใช้ไปกับบริการพื้นฐาน เพื่อทำแผนในการลดการใช้น้ำ ลดการใช้ไฟฟ้า และอื่น ๆ เพื่อลดค่าใช้จ่ายรายเดือน
- ต้องทราบวิธีการจัดการภาษี เพื่อให้ร้านอาหารสามารถชำระภาษีได้อย่างถูกต้อง
- ต้องทราบตารางงานของพนักงานแต่ละคน และยอดขายเฉลี่ยในแต่ละวัน ในกรณีที่พนักงานบางคนขี้เกียจหรือไม่ได้สร้างยอดขายให้กับร้านอาหารเท่าที่ควร เราสามารถปรับเปลี่ยนตารางงานและลดค่าใช้จ่ายในส่วนของเงินเดือนได้
- ต้องทราบรายการที่สั่งจากซัพพลายเออร์และต้นทุนของสิ่งเหล่านั้น เพื่อกำหนดคำสั่งซื้อให้เหมาะสมกับยอดขาย ปรับปรุงการจัดการสินค้าคงคลัง การใช้ส่วนผสมแต่ละอย่าง และปรับปรุงกระบวนการชำระเงินกับซัพพลายเออร์
- ต้องทราบความคิดเห็นที่ลูกค้ามีต่อร้านอาหาร คำร้องเรียน และปัญหาด้านการบริการ เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ที่ลูกค้าจะได้รับ ปรับปรุง การชำระเงิน และปรับปรุง กระบวนการเสนอขาย
- ต้องทราบกระบวนการจ้างงานและการฝึกอบรมพนักงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจ้างงาน การฝึกอบรมพนักงานใหม่ และการทำงาน เพื่อลดอัตราการลาออกของพนักงาน
กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินธุรกิจคือ การ สร้างระบบ
การสร้างระบบไม่ใช่เรื่องยาก ด้านล่างคือตัวอย่าง:
- ศึกษาระบบหรือกระบวนการที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน (หากยังไม่มี ดูขั้นตอนถัดไป) ตัวอย่างที่จะใช้คือกระบวนการจ้างงาน
- พิจารณาสิ่งที่จะทำให้กระบวนการนั้น ๆ ก้าวไปข้างหน้า เช่น การจ้างงานเริ่มต้นด้วยการสร้างตำแหน่งและหน้าที่ของพนักงานที่เราต้องการ
- สร้างขั้นตอนสำหรับกระบวนการ เช่น การจ้างพนักงานมีอย่างน้อย 9 ขั้นตอน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจ้างและจัดการพนักงาน
- สร้างกฎสำหรับกระบวนการ กฎเหล่านี้ควรช่วยให้กระบวนการประสบความสำเร็จ เช่น ไม่จ้างคนที่ประวัติการทำงานไม่ดี หรือไม่จ้างคนที่ยังอายุน้อย และอื่น ๆ
- สร้างวิธีการประเมินผลลัพธ์สำหรับกระบวนการ เช่น ทำแบบประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
การทำงานของระบบจะไม่เสร็จสิ้นจนกว่าจะถึงขั้นตอนของการประเมินผล หากผลออกมาไม่ดี ต้องเริ่มต้นใหม่จนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจ
เราแนะนำให้ฝึกอบรมพนักงานเรื่องของการสร้างระบบ พวกเขาควรรู้วิธีการดำเนินการในกรณีที่เจ้าของร้านไม่สามารถสั่งการได้ด้วยตนเอง อีกอย่างคือ เราไม่ควรหมกมุ่นอยู่กับการสร้างระบบ — แค่กระบวนการที่ซับซ้อนและจำเป็นที่สุดเท่านั้นที่ต้องการระบบ!
5. จัดทำรายการการลงทุนหรือรายการงบประมาณ
เมื่อสร้างระบบให้กับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการสำคัญ ๆ ในร้านอาหารแล้ว ก็ถึงเวลาวางแผนใช้งานทรัพยากรของร้านอาหารให้เกิดประโยชน์สูงสุด
การลงทุนเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่าย
และการลงทุน มีประโยชน์ต่อธุรกิจเสมอ เช่น:
- จัดแคมเปญการตลาด
- จัดแคมเปญดึงลูกค้า
- ปรับปรุงตกแต่งร้านอาหาร
- ปรับปรุงกระบวนการทำงานในร้านอาหาร
- ซื้ออุปกรณ์ใหม่
- เตรียมความพร้อมพนักงาน
- อื่น ๆ
การลงทุนมีค่าใช้จ่าย และต้องรวมไว้ในค่าใช้จ่ายของร้านอาหารก่อนที่จะคำนวณกำไรสุทธิ
อันที่จริงการลงทุนไม่ได้เป็นค่าใช้จ่ายซะทีเดียว เนื่องจากเราอาจจะได้ผลกำไรจากการลงทุนในอนาคต จำไว้เสมอว่า การลงทุนใน พนักงาน เป็นค่าใช้จ่าย ที่คุ้มค่า
ธุรกิจจำนวนมากล้มเหลว เนื่องจากไม่มีงบประมาณในการลงทุนที่จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ
เพราะตัวเลขสูง ๆ ในช่วงปลายเดือนย่อมดึงดูดกว่าเสมอ
อย่างไรก็ตาม ควรจัดงบประมาณในส่วนของการโฆษณา การปรับปรุงการให้บริการ และการปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า
นอกจากนี้ การลงทุนช่วยให้ร้านอาหารพร้อมเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงในตลาด สามารถตัดสินใจได้อย่างเฉียบพลัน และเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้า
6. จัดการความพึงพอใจของพนักงานและลูกค้า
แม้ว่างานบริหารจะคล้ายกับการเล่นหมากรุก แต่ควรจำไว้เสมอว่า เราต้องทำงานกับผู้คน
หมายความว่า เราควรใส่ใจอยู่สองอย่าง:
ความพึงพอใจของพนักงาน
การทำงานของพนักงานช่วยให้ร้านอาหารเคลื่อนไปข้างหน้า
นั่นคือเหตุผลที่เราจะต้องทำให้พนักงานแต่ละคนพึงพอใจกับงานของตน มีความสุขกับสภาพแวดล้อมในการทำงาน และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
เมื่อพนักงานมีความพึงพอใจ พวกเขาจะทำงานที่รับผิดชอบได้อย่างถูกต้องและจริงใจ
ความพึงพอใจของลูกค้า
ลูกค้ามีส่วนอย่างน้อย 50% ต่อการดำเนินกิจการร้านอาหาร เรามีหน้าที่ในการให้บริการ สร้างความประทับใจ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพิ่มผลกำไร และน้อมรับคำติชม
ลูกค้าคือส่วนที่เหลือ หากไม่มีพวกเขา ธุรกิจของคุณก็อยู่ไม่ได้
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานของธุรกิจ งานส่วนใหญ่ของการบริหารคือ ตรวจสอบว่าทุกอย่างได้รับการปรับให้เหมาะสมโดยพิจารณาความพึงพอใจของ ลูกค้า เป็นหลัก
นั้นทำให้บางครั้งการตัดสินใจเป็นเรื่องยาก เช่น เราต้องการให้ร้านอาหารมีผลกำไรเพิ่มขึ้น แต่การตัดสินใจนั้นอาจจะส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้าด้วย
ตัวอย่างคือ การปรับขึ้นราคาอาหาร การคิดค่าบริการเพิ่มเติม เป็นต้น
เครื่องมือบริหารจัดการร้านอาหาร
มีตัวช่วยมากมายที่จะช่วยเราบริหารจัดการร้านอาหาร ต่อไปคือตัวอย่างของตัวช่วยยอดนิยม
1. Waiterio
Waiterio เป็นหนึ่งในตัวช่วยที่ดีที่สุดในการบริหารจัดการร้านอาหาร มีคุณสมบัติมากมาย เราสามารถบริหารจัดการร้านอาหารได้ด้วยแอปเดียว:
- บันทึกข้อมูลการขายทั้งหมดบนระบบคลาวด์
- จัดทำหน้าเว็บอย่างง่ายเพื่อรับสั่งซื้อออนไลน์ QR Code และอื่น ๆ
- สามารถออกแบบเมนูดิจิทัลสำหรับร้านอาหารได้
- ทราบข้อมูลเกี่ยวกับยอดขายของอาหารแต่ละจาน
- ช่วยจัดการเซิร์ฟเวอร์และวัดประสิทธิภาพ
- สามารถใช้ได้บนทุกระบบปฏิบัติการ เช่น — Windows, iOS, Android, macOS และอื่น ๆ
- ยังมีคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมากมาย
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Waiterio !
2. QuickBooks
QuickBooks เป็นซอฟต์แวร์ช่วยทำบัญชีที่มีประโยชน์อย่างมากต่อการจัดการการเงินในร้านอาหาร
ตัวช่วยนี้จะทำให้เราใช้เวลากับการทำบัญชีน้อยลง
คุณสมบัติของ QuickBooks:
- สามารถใช้งานได้บนอุปกรณ์หลายประเภท
- ช่วยทำบัญชีสำหรับธุรกิจร้านอาหาร
- ทราบยอดขาย ผลกำไร การทำกำไร และอื่น ๆ
- มีแผนการใช้งานที่หลากหลายที่เหมาะกับความต้องการของเจ้าของร้านอาหารหลายประเภท
- และอื่น ๆ
เรียนรู้เกี่ยวกับ QuickBooks !
3. Google Apps
แอปของ Google เช่น Google Docs, Google Sheets, Google Drive, Gmail และอื่น ๆ มีประโยชน์อย่างมากในการดำเนินธุรกิจ
นอกจากเครื่องมือด้านบนแล้ว เจ้าของกิจการควรทดลองใช้:
- Google My Business เพื่อเพิ่มธุรกิจบน Google Maps และรับรีวิวจากลูกค้า
- Google Calender และ Google Keep เพื่อจัดเวลาสำหรับงานประจำวัน
- Google Classes เพื่อเพิ่มความสะดวกในการฝึกอบรมพนักงานทางออนไลน์
- Google Meet เพื่อสัมภาษณ์งาน
ข้อดีของเครื่องมือจาก Google คือมันฟรี เพียงแค่มีบัญชี Google ใคร ๆ ก็สามารถใช้งานตัวช่วยทั้งหมดที่กล่าวมาได้
4. Infinity
Infinity เป็นแอปจัดการกิจกรรมที่ยอดเยี่ยม สามารถช่วยจัดระเบียบงานประจำวันด้วยวิธีจับเวลา ซึ่งเป็นวิธีการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพมาก
ไม่ว่าจะเป็นงานใหญ่หรืองานเล็ก ก็สามารถจัดการได้ด้วย Infinity
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ อินฟินิตี้ !
5. Hootsuite
Hootsuite เป็นแอปพลิเคชั่นที่มีประสิทธิภาพมากในการบริหารจัดการบัญชีโซเชียลมีเดียของร้านอาหาร เป็นแอปยอดนิยมสำหรับคนทำคอนเทนต์และเจ้าของกิจการ
เราสามารถดูการแจ้งเตือน ส่งข้อความ ตอบกลับความคิดเห็น กำหนดเวลาโพสต์ และอื่น ๆ อีกมากมาย
นอกจากนี้ ตัวแอปยังมีแผนการใช้งานที่ค่อนข้างถูก เมื่อเทียบว่าเราสามารถจัดการบัญชีของเราบนโซเชียลทั้งหมดได้ในแอปเดียว
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ HootSuite !
การบริหารร้านอาหารไม่ใช่เรื่องง่าย
การเข้ามาอ่านบทความนี้ บอกได้ดีว่าการบริหารจัดการร้านอาหารไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับคุณ
อย่างไรก็ตาม อย่าวิตกกังวลจนเกินไป เราทุกคนล้วนเคยไปทานอาหารที่ร้านอาหาร ซื้อของที่ร้านสะดวกซื้อ เจ้าของกิจการเหล่านั้นล้วนบริหารจัดการร้านของพวกเขาได้
แล้วทำไมเราจะทำไม่ได้?
อย่าลืมว่าเราสามารถมอบหมายการบริหารจัดการร้านอาหารให้กับผู้จัดการร้านอาหาร เรายังสามารถจ้างคนมาช่วยในส่วนของการตลาดและด้านบัญชีได้
มันอาจจะทำให้การบริหารร้านอาหารมีราคาแพงขึ้นเล็กน้อย แต่มันง่ายขึ้นและไม่เครียดอีกด้วย
